Pengertian Komunikasi Bisnis: Definisi, Jenis dan Manfaatnya

Apa itu Komunikasi Bisnis? Inilah pembahasan definisi dan jenis komunikasi bisnis!

Mengutip penjelasan pakar komunikasi bisnis. Rosenblatt, et al., (1977: 3) mendefinisikan komunikasi bisnis adalah komunikasi sebagai “pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi dan sebagainya yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal-sinyal untuk mencapai tujuan organisasi”.

Definisi Komunikasi Bisnis dan Jenis-jenisnya

Dalam definisi komunikasi bisnis tersebut, bila kita perhatikan secara seksama, mengandung 6 unsur pokok komunikasi bisnis, yaitu

(1) bertujuan, berarti komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan pencapaian tujuan organisasi/lembaga. Bisa saja tujuan komunikasi tersebut bersifat formal atau informal, tapi tidak bersifat sosial kecuali yang sejalan dengan tujuan utama organisasi/lembaga,

(2) pertukaran, kegiatan ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan,

(3) gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam bergantung tujuan, situasi dan kondisinya,

(4) saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka atau melalui siaran televisi yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan,

(5)     simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti untuk menyampaikan atau mempertukarkan pesan. Simbol bisa bersifat positif atau abstrak; sinyal bisa berbentuk verbal atau nonverbal. Tapi yang terpenting adalah bagaimana pesan yang disampaikan bisa dimengerti dengan baik,

(6)      pencapaian tujuan organisasi.

Kita akan memperhatikan pada butir 6, yaitu pencapaian tujuan organisasi. Kita tentu tahu bahwa setiap organisasi, apa pun bentuknya, pasti didirikan dengan maksud dan tujuan tertentu yang biasanya dikemukakan dalam anggaran dasar/anggaran rumah tangga (AD/ART) organisasi tersebut.

Baca juga: Mengapa Kita Perlu Mempelajari Organisasi dan Manajemen?

Bisa juga dilihat dalam visi dan misi organisasi tersebut. Begitu juga halnya dengan organisasi bisnis, tentu akan memiliki tujuan tertentu. Misalnya organisasi bisnis didirikan dengan tujuan memberikan keuntungan bagi pemegang saham dan menyediakan lapangan kerja bagi masyarakat.

Biasanya tujuan organisasi bisnis dikategorikan menjadi (a) tujuan produktif dan (b) tujuan memelihara.

Dengan demikian, dalam komunikasi bisnis, selain kita memperhatikan tujuan yang hendak dicapai organisasi juga harus memperhatikan tujuan komunikasi yang akan kita lakukan.

Kita sudah membahas tujuan komunikasi pada artikel sebelumnya. Kita ambil saja rumusan tujuan komunikasi yang paling populer yaitu (a) menginformasikan, (b) mendidik, (c) menghibur, dan (d) mempengaruhi.

Dalam komunikasi bisnis, tujuan komunikasi tersebut tentu saja merupakan bagian dari upaya mencapai tujuan organisasi bisnis.

 

Proses Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah jenis komunikasi yang bisa berlangsung di antara sesama karyawan/staf satu organisasi bisa juga dengan orang lain yang berada di luar organisasinya. Bila komunikasinya merupakan perintah pada bawahan tentu komunikasi itu berlangsung di lingkungan organisasi.

Namun bila ada pemberitahuan kepada masyarakat luas, tentu komunikasinya berlangsung dengan orang yang berada di luar organisasinya.

Komunikasi bisnis adalah jenis komunikasi yang juga bisa terjadi antara satu organisasi dengan organisasi lainnya.

Satu perusahaan mengirimkan surat pada perusahaan pemasoknya, misalnya, merupakan contoh komunikasi yang berlangsung antara satu organisasi dengan organisasi lainnya. Untuk lebih jelasnya, kita lihat Gambar 1.6. berikut:

Gambar 1.6. menunjukkan, dalam Organisasi X, Y dan Z masing-masing ada komunikasi. Komunikasi antara direksi, para manajer, dan staf/karyawan.

Komunikasi tersebut bisa bertujuan memberikan informasi atau upaya mempengaruhi semangat kerja karyawan. Intinya, pada setiap organisasi akan ada komunikasi. Di samping itu, kita juga melihat ada komunikasi di antara Organisasi X dengan Organisasi Y dan Z. Di samping ada komunikasi antara Organisasi X dengan masyarakat/publik A dan B.

 

Tujuan dan Manfaat Komunikasi Bisnis

Setelah kita mengetahui pengertian komunikasi bisnis dan “peta” komunikasi bisnis satu organisasi, kini pertanyaan kita adalah:

Untuk apa atau mengapa berlangsung komunikasi bisnis?

Jawaban pertanyaan tersebut sesungguhnya menunjukkan arti penting komunikasi bisnis dalam kehidupan organisasi bisnis. Dalam pandangan pakar komunikasi bisnis, keterampilan berkomunikasi merupakan keterampilan yang penting dimiliki oleh orang-orang yang berada pada satu organisasi.

Mengapa? Karena para pekerjaorganisasi akan termotivasi dan giat bekerja untuk organisasinya bila di dalam organisasi tersebut para pekerja merasakan adanya arus komunikasi yang terorganisasikan dengan baik.

Di samping itu, ada sejumlah kegiatan dalam organisasi bisnis yang tidak bisa tidak akan melibatkan kegiatan komunikasi. Kita mulai dari proses rekruitmen karyawan.

Tentu satu organisasi akan mengkomunikasikan kebutuhan akan tenaga kerja sehingga kebutuhan organisasi itu diketahui orang lain atau organisasi lain.

Setelah karyawan tersebut direkrut menjadi staf di satu organisasi tentu akan ada proses pelatihan yang diikutinya. Lagi-lagi di sini kita menemukan proses komunikasi dalam pelatihan karyawan itu. Lalu setelah karyawan tersebut menjadi staf, maka akan menjalankan tugas atau pekerjaan tertentu di samping akan berhubungan juga dengan karyawan lainnya.

Dalam berhubungan dengan karyawan lain, tentu akan berlangsung juga komunikasi. Dalam pelaksanaan pekerjaan tentu akan juga dilakukan komunikasi. Misalnya, satu saat dia akan menulis laporan pada atasannya atau melakukan presentasi di hadapan kliennya.

Baca juga: Fungsi dan Tujuan Komunikasi Manusia

Komunikasi seperti apa yang diharapkan dilakukan? Tentu saja komunikasi yang efektif. Komunikasi yang memungkinkan tercapainya tujuan organisasi.

Dalam prosesnya, komunikasi yang dilakukan itu bisa saja tujuannya menginformasikan, mendidik, menghibur atau mempengaruhi. Manakala si karyawan tadi menjelaskan produk yang dihasilkan organisasinya dia sedang melakukan komunikasi yang tujuannya menginformasikan.

Saat si karyawan mendapatkan penjelasan dari atasannya bagaimana perilaku yang diharapkan organisasi maka tujuan komunikasi itu adalah mendidik. Saat si karyawan bersama karyawan lain menikmati makan siang sambil bertukar cerita lucu, maka tujuan komunikasinya adalah menghibur. Namun saat si karyawan berusaha mempengaruhi pengambilan keputusan kliennya agar menggunakan produk organisasinya maka komunikasinya jelas bertujuan mempengaruhi.

 

Jenis dan Bentuk Komunikasi Bisnis

Ada pun bentuk komunikasi bisnis yang dilangsungkan pada umumnya bisa dikategorikan seperti berikut ini. Berikut adalah jenis-jenis komunikasi bisnis dan penjelasannya:

1.       Komunikasi dari atasan pada bawahan (downward communications) yang merupakan penyampaian pesan dari orang yang dalam hierarki organisasi lebih tinggi pada orang yang menjadi bawahannya. Biasanya komunikasi seperti ini bersifat instruksi atau perintah.

2.       Komunikasi dari bawahan pada atasan (upward communications) yang merupakan kebalikan dari komunikasi pada butir a. Di sini orang yang lebih rendah posisinya dalam hierarki organisasi menyampaikan gagasan atau umpan-balik pada atasannya. Biasanya berupa usulan, saran atau masukan. Pada beberapa organisasi, dengan pendekatan manajemen partisipatif, banyak pimpinan mendapatkan gagasan yang baik dari bawahannya melalui komunikasi seperti ini.

3.       Komunikasi pada sesama (sideways communications) yang merupakan proses komunikasi yang berlangsung di antara orang yang sama kedudukannya dalam hierarki organisasi seperti komunikasi di antara sesama manajer, sesama supervisor atau sesama karyawan. Komunikasi seperti ini biasanya berlangsung dalam bentuk koordinasi misalnya antara bagian keuangan dengan bagian SDM.

4.       Komunikasi multisaluran (multichannel communications) yang merupakan komunikasi yang berlangsung dengan menggunakan berbagai saluran di antara orang dari berbagai jenjang jabatan. Dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi maka saluran komunikasi menjadi begitu beragam. Bukan hanya dalam bentuk tertulis seperti nota atau memo dan telepon tapi juga bisa dalam bentuk video-conference, memanfaatkan fasilitas messenger atau berkirim SMS.

Baca juga: Ruang Lingkup Komunikasi Bisnis

Kegiatan Komunikasi Bisnis

Sedangkan kegiatan komunikasinya sendiri dapat dilakukan dalam wujud kegiatan seperti:

1.       Briefing, yang memungkinkan berlangsung komunikasi antara ketua tim atau para manajer dengan para stafnya. Pada banyak organisasi, briefing ini dilakukan setiap hari atau seminggu sekali.

2.       Rapat, yang dilakukan untuk berkomunikasi dengan suasana yang relatif formal.

3.       Komunikasi tatap-muka, yang bisa menjadi ruang untuk terjadinya pertukaran gagasan dan informasi secara santai dan informasi.

Tentu saja, apa atau bagaimana bentuk dan wujud kegiatan komunikasi yang hendak dipilih akan disesuaikan dengan tujuan komunikasinya.

Komunikasi bukan hanya berdimensi isi-pesan/informasi namun juga berdimensi relasi maka kegiatan komunikasi bisnis pun tak bisa hanya berdimensi tunggal misalnya isi-pesan saja atau relasi saja. Komunikasi manusia akan memerlukan keduanya.

Dalam suasana yang informal, komunikasi tatap-muka yang memungkinkan terjadinya pertukaran informasi (dimensi isi) sambil mengeratkan keakraban (dimensi relasi) bisa menjadi pilihan komunikasi bisnis.

Namun ada kalanya kita lebih menekankan pada dimensi informasi seperti yang dilakukan melalui rapat sebagai salah satu bentuk komunikasi bisnis.

Namun adakalanya juga lebih menekankan dimensi relasinya, seperti percakapan yang dilakukan sambil bermain tenis atau menyelenggarakan acara coffee morning.

 Tag|: definisi dan pengertian komunikasi bisnis adalah, tujuan komunikasi bisnis dan jenis-jenis komunikasi bisnis

Nah, itu dia sedikit pembahasan mengenai pengertian komunikasi bisnis beserta fungsi dan jenis-jenis kegiatan komunikasi bisnis dalam sebuah organisasi. Klik next untuk membaca artikel selanjutnya mengenai Etika dalam Berkomunikasi.