Apa Itu Komunikasi Eksternal dalam Komunikasi Bisnis?

Simak penjelasan tentang Komunikasi Eksternal dalam Komunikasi Bisnis

Apa itu Komunikasi bisnis eksternal? Komunikasi bisnis eksternal adalah setiap komunikasi yang terjadi dengan pihak luar seperti pelanggan, prospek, vendor, atau mitra.

Seperti halnya dalam uraian sebelumnya, ruang lingkup komunikasi eksternal dalam komunikasi bisnis mencakup komunikasi dengan (1) pelanggan (2) penyalur (3) pemasok (4) pemerintah.

Keempat kelompok yang berada di luar organisasi/lembaga bisnis, namun memiliki kepentingan serta yang ikut menentukan keberhasilan bisnis ini melupakan khalayak sasaran dalam komunikasi eksternal dalam komunikasi bisnis. Kelompok ini lazim disebut stakeholders eksternal, mereka adalah kelompok yang mempertaruhkan hidup dan menghidupi perusahaan.

Seperti halnya pada stakeholders internal, stakeholders eksternal pun memiliki keinginan yang berlainan. Dalam kerangka yang lebih luas, kepuasan kelompok stakeholders ini bisa dijadikan indikator keberhasilan organisasi perusahaan.

Stakeholders eksternal adalah unsur-unsur yang berada di luar kendali perusahaan (uncontrollable). Misalnya, pelanggan adalah raja yang memiliki hak untuk memilih dan menentukan produk yang akan digunakan.

Penyalur adalah kelompok yang menguasai jaringan distribusi, mereka hanya mau menyalurkan produk yang dikehendaki pelanggan.

Agen regulator dalam hal ini pemerintah adalah penentu kebijakan sekaligus menuntut adanya kepatuhan terhadap peraturan Sedangkan pemasok menginginkan adanya transaksi yang memuaskan.

Tujuan komunikasi eksternal dalam komunikasi bisnis adalah untuk membina hubungan yang baik dengan pihak luar organisasi/lembaga bisnis, di mana pihak tersebut dapat menentukan keberhasilan organisasi/lembaga bisnis.

Berikut adalah beberapa unsur dan contoh komunikasi eksternal komunikasi bisnis

#1 - Pelanggan

Pelanggan merupakan aset perusahaan yang paling berharga. Mereka merupakan sumber penjualan barang, pelanggan menjadi pusat untuk kegiatan bisnis sehingga segala upaya yang dilakukan organisasi/lembaga bisnis dipusatkan untuk mendapatkan kepuasan pelanggan.

Kendati demikian masih terdapat asumsi bahwa sentral kegiatan bisnis adalah produsen bukan pelanggan. Selama pola pikir tersebut masih mewarnai bisnis kita, nampaknya aktivitas bisnisnya tidak akan berhasil. Lain halnya bila suatu organisasi/lembaga bisnis berasumsi bahwa pelangganlah pusat aktivitas bisnis maka segala upaya diarahkan untuk mendapatkan kepuasan pelanggan.

Cabang ilmu Public Relations yang diarahkan pada pelanggan disebut Marketing Public Relations, yakni proses yang terdiri atas perencanaan, implementasi, dan evaluasi program yang merangsang pembelian dan kepuasan pelanggan melalui komunikasi yang dapat dipercaya serta menarik minat, khususnya dari perusahaan untuk memenuhi kebutuhan, keinginan, kehendak dan perhatian pelanggan.

Berikut adalah beberapa unsur dan contoh komunikasi eksternal komunikasi bisnis

Komunikasi bisnis eksternal adalah setiap komunikasi yang terjadi dengan pihak luar organisasi

Tujuan komunikasi bisnis dengan pelanggan adalah untuk meyakinkan para pelanggan dan calon pelanggan bahwa produk/jasa akan terus ditingkatkan baik kualitas, kegunaan, serta macamnya; menyediakan sumber persediaan yang konsisten, kebijakan harga yang rasional; melayani pelanggan secara jujur, dan berusaha mengembangkan pelayanan untuk kepuasan pelanggan melalui :

(a) menyebarluaskan informasi kepada pelanggan tentang produk dan manfaatnya,

(b) mendidik karyawan untuk memberikan pelayanan yang cepat, tepat, sopan, mempribadi, dan ramah terhadap pelanggan,

(d) penyebaran informasi melalui buku petunjuk tentang penggunaan produk sehingga pelanggan memperoleh kepuasan dalam pemanfaatan produk, serta

(e) memelihara hubungan dengan para biro penjualan, seperti agen dan toko.

Dalam berhubungan dengan pelanggan, seorang pelaku bisnis harus memperoleh pengetahuan yang jelas mengenai sikap pelanggan terhadap organisasi/lembaga bisnis dan produknya.

Informasi mengenai sikap pelanggan tersebut sangat penting untuk menyusun kebijakan selanjutnya. Untuk mengetahui sikap pelanggan yang dapat dipertanggungjawabkan, tentu saja harus melalui penelitian atau survei.

Survei pelanggan dapat mengukur reaksi pelanggan terhadap produk, promosi penjualan, mutu, harga, pelayanan, serta praktik organisasi/lembaga bisnis lainnya. Setelah survei menunjukkan perilaku tertentu dari pelanggan maka pelaku komunikasi bisnis harus mempersiapkan rencana aksi komunikasi bagi pelanggan, yang merujuk kepada hasil survei. Rencana aksi komunikasi dengan pelanggan, harus melalui tahapan (a) identifikasi masalah, (b) perumusan tujuan, (c) penyusunan strategi, (d) rencana operasional, dan (e) evaluasi.

Baca juga: Komunikasi Eksternal: Pengertian, Manfaat, dan Jenis-jenisnya

Dalam identifikasi masalah, dilakukan pemetaan masalah melalui pernyataan yang bisa diukur. Begitu pun dalam merumuskan tujuan. Dalam penyusunan strategi, tinggal memilih strategi apa yang digunakan untuk memecahkan masalah tersebut.

Apakah melalui komunikasi massa, kelompok, interpersonal, atau menggabungkan ketiganya. Jika memilih komunikasi massa maka pertanyaannya adalah media apa yang akan digunakan, apakah media cetak atau media elektronik Rencana operasional strategi, berhubungan dengan waktu, tempat, serta biaya pelaksanaan.

Setelah tahapan-tahapan di atas telah dilakukan, dilanjutkan dengan tahapan evaluasi. Kita bisa mengajukan pertanyaan: Apakah tujuan yang telah ditetapkan telah tercapai, apabila belum tercapai apa penyebabnya, apa kendalanya, dan langkah perbaikan apa yang akan dilakukan.

Cara komunikasi dengan pelanggan, bisa melalui media massa, komunikasi kelompok, atau komunikasi interpersonal.

Caranya, dapat dilakukan secara lisan atau tertulis. Komunikasi massa, selain bisa menjangkau khalayak dalam jumlah banyak dan simultan, bisa dilakukan melalui pemasangan iklan, advertorial, company profile, press release, dan siaran pers. Selain melalui media massa, pesan bisnis dapat disampaikan melalui surat dan leaflet kepada pelanggan.

#2 - Penyalur

Penyalur merupakan bagian dari jaringan distribusi produk sehingga pola hubungan antara organisasi/lembaga bisnis dan penyalur merupakan pola kemitraan, artinya kerja sama dengan pihak penyalur dilandasi hubungan baik dan saling menguntungkan. Sebab antara pihak organisasi/lembaga bisnis dengan penyalur saling menunjang kegiatan masing-masing.

Tujuan komunikasi antara organisasi/lembaga bisnis dan penyalur di antaranya:

a. membantu para penyalur untuk meningkatkan omset penjualannya melalui program pelatihan penjualan, penyediaan sarana penjualan, peningkatan seleksi dan pemberian kompensasi penjualan;

b. menciptakan pengertian dengan para penyalur melalui penjelasan kebijaksanaan dan manajemen organisasi/lembaga bisnis;

c. membantu manajemen distribusi;

d. bekerja sama dengan para penyalur dalam mengiklankan produk; melalui penyediaan iklan (leaflet/booklet), stiker, kartu mobil, dan kalender,

e. menerima keluhan penyalur tentang pelaksanaan penjualan disertai pemecahannya;

f. merangsang penyalur agar tertarik dan tetap setia terhadap produk kita; dan

g. mempertimbangkan gagasan, saran atau keluhan yang disampaikan para

penyalur.

Hubungan komunikasi bisnis eksternal dengan penyalur dilandasi pelayanan menjaga kualitas produk yang tetap dan ketat, dirancang dengan tepat, serta harga yang wajar.

Pentingnya Komunikasi Eksternal Bagi Bisnis

Selain itu disediakan pula jaminan produk dan pelayanan yang cepat, tepat, persediaan produk yang cukup, dan keuntungan yang memadai bagi penyalur. Kebijaksanaan yang baik dari organisasi/lembaga bisnis, yakni kebijaksanaan yang wajar dan adil berdasarkan kerja sama yang masuk akal, perlindungan yang baik, bimbingan manajemen, serta penunjukan penyalur yang jujur dan bertanggung jawab.

Tanggung jawab organisasi/lembaga bisnis adalah membantu dan memberikan nasihat kepada para penyalur dalam manajemen bisnis, perdagangan, periklanan, pelayanan, hubungan masyarakat, serta aspek-aspek lain yang berkaitan dengan pemasaran dan penjualan produk Bantuan tersebut berbeda-beda dalam sifat dasar jumlah dan mutu sesuai dengan distribusi penjualan.

Baca juga: Apa perbedaan antara komunikasi internal dan eksternal?

Pola komunikasi dengan para penyalur dapat dilakukan secara interpersonal atau komunikasi kelompok yang bersifat langsung atau melalui media masa.

Metode yang paling umum dan efisien dalam berkomunikasi dengan para penyalur adalah komunikasi interpersonal dan kelompok. Pola tersebut tampak dalam pelatihan pemasaran dan penjualan disertai pemberian buku petunjuk dan panduan penjualan. Selain itu dikomunikasikan juga bukti pemasangan iklan, press realese, serta penerbitan berkala.

Komunikasi lisan dilakukan melalui rapat yang terencana dengan baik Pada kesempatan tersebut, para penyalur diminta untuk menanggapi kebijakan yang dijalankan organisasi/lembaga bisnis selama ini. Rekomendasi para penyalur, oleh pelaku bisnis dicatat dalam buku laporan. Cara ini penting untuk menjaga kesinambungan hubungan antara organisasi/lembaga bisnis dan para penyalur ini merupakan bentuk komunikasi dua arah.

Cara berkomunikasi yang lain dengan para penyalur, dilakukan melalui majalah perusahaan, home page di internet, buku saku, brosur, korespondensi, pameran, buku pedoman manajemen dan buku laporan tahunan.

#3 - Agen Regulator

Komunikasi Bisnis Eksternal berikutnya adalah dengan Agen. Agen regulator atau pemerintah adalah lembaga yang menentukan peraturan perundang-undangan yang menuntut adanya kepatuhan dari organisasi/lembaga bisnis.

Sebagai salah satu publik eksternal, hubungan dengan pemerintah mesti dijaga atas dasar hubungan yang saling percaya. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pemerintah dianggap penting bukan saja karena memiliki kewenangan untuk mengatur negara dan mengambil keputusan penting, tetapi juga pemerintah berkewajiban melindungi kepentingan dan kegiatan.

strategi komunikasi bisnis komunikasi internal dan eksternal dalam organisasi

Di Amerika Serikat yang mendasarkan kegiatan bisnis pada ekonomi pasar, para pelaku bisnis tetap merasakan perlunya menjaga kedekatan hubungan dengan pemerintah. Demikian pula dengan perusahaan transnasional yang membuka jaringan pasar di Amerika Serikat. Mereka menempatkan seorang government relations officer yang berkedudukan di Washington DC dengan maksud:

a. meningkatkan komunikasi dengan pejabat pemerintah;

b. memantau pembuatan keputusan dan peraturan yang berkaitan dengan bidang usaha mereka;

c. mendorong partisipasi para pemilih (rakyat) pada setiap lapisan pemerintahan;

d. mempengaruhi proses penyusunan undang-undang yang berdampak pada bidang usaha mereka;

e meningkatkan kesadaran dan pemahaman para pembuat keputusan akan kegiatan bisnis;

mempercepat pengambilan keputusan yang berkaitan dengan bisnis,, seperti izin investasi, izin eksploitasi hasil alam, dan deregulasi.

Selain membuat peraturan, pemerintah pun membela kepentingan dunia bisnis. Dalam banyak kasus bahkan pers sering menuding pemerintah terlalu berpihak pada dunia bisnis.

Hal tersebut memang sering terjadi karena pemerintah mempunyai kepentingan terhadap dunia bisnis, mengingat

(a) dunia bisnis adalah penggerak pembangunan yang memutarkan roda perekonomian sehingga dunia bisnis diharapkan mampu menciptakan lapangan kerja,

(b) dunia bisnis bisa dijadikan sumber pendapatan negara melalui pajak. Semakin besar organisasi/lembaga bisnis semakin besar pula pajak yang dibayarkan kepada negara,

(c) dunia bisnis merupakan mitra pemerintah dalam mengelola hasil bumi dan kekayaan negara. Oleh karena peranannya yang vital maka pemerintah di negara berkembang cenderung untuk berhati-hati untuk melindungi karyawannya (upah minimum dan keselamatan kerja), melindungi komunitas dari polusi dan limbah yang dibuang perusahaan dan di lain pihak pemerintah melindungi dunia bisnis dari berbagai gejolak baik fisik maupun nonfisik.

Tag: Pentingnya Komunikasi Eksternal Bagi Bisnis, contoh komunikasi eksternal contoh komunikasi internal dan eksternal, komunikasi eksternal adalah manfaat komunikasi bisnis contoh komunikasi bisnis yang efektif, strategi komunikasi bisnis komunikasi internal dan eksternal dalam organisasi

Baca juga: Contoh Komunikasi Bisnis Eksternal yang efektif

Pemerintah sering diminta bantuannya oleh organisasi/lembaga bisnis ketika terjadi krisis. Contoh beberapa krisis yang melibatkan pemerintah antara lain krisis Bank Duta tahun 1987, krisis lemak babi tahun 1988, krisis Bank Danamon tahun 1990, biskuit beracun tahun l988, Bank Suma tahun 1992, BPPC (Badan Penyangga dan Pemasaran Cengkeh) tahun 1992, gejolak harga semen tahun 1994, kasus Busang tahun 1997 dan Mobnas (Mobil Nasional) tahun 1997.

Untuk melobi pemerintah, pelaku bisnis sering menggunakan jasa konsultan public relations yang memenuhi kualifikasi.

Dalam kegiatan melobi selain diperlukan keterampilan human relations, juga memperhitungkan waktu dan suasana.

Sebab faktor tersebut sangat berpengaruh terhadap keberhasilan lobi. Apakah lobi akan dilakukan pada jam kerja atau di luar jam kerja. Apakah bertempat di rumah atau di lapangan golf, sebab faktor tersebut akan menentukan keberhasilan lobi. Mengingat komunikasi itu bersifat kondisional dan situasional.

Aktivitas pelobi bervariasi sesuai dengan kepentingan kelompok bisnis yang diwakilinya. Pelobi umumnya melakukan (a) pengumpulan data dan fakta, (b) penginterpretasian langkah-langkah pemerintah, dalam hal ini memprediksi kebutuhan perusahaan, (c) interpretasi terhadap langkah-

langkah perusahaan, (d) membangun posisi (e) membuat berita, serta (e) mendukung kegiatan pemasaran.

Peran pelobi dalam dunia bisnis di Indonesia akhir-akhir ini cukup menonjol. Para mantan pejabat pemerintah umumnya dikenal sebagai anggota komisaris suatu perusahaan yang banyak melakukan lobi. Ada mantan panglima, gubernur, pejabat Pemda, menteri, anggota DPR atau pejabat Eselon 1.

Ada 2 bentuk lobi yang belakangan populer, yaitu sebagai berikut.

a. Grass-roots lobbying yang berbeda dengan lobi tradisional karena menggunakan cara tidak langsung. Para pelobi menggerakkan masyarakat para pembuat keputusan. Mereka digerakkan agar menulis surat, berbicara, menelepon, mengirim faksimile. atau membentuk kelompok yang memobilisasi dana dan membuat iklan di berbagai media masa. Aksi Grass roots lobying belakangan menonjol di Indonesia dalam peristiwa penggusuran tanah.

b. Political Action Committees yang dibentuk oleh organisasi/lembaga bisnis agar dapat duduk sebagai wakil rakyat, pejabat, pimpinan daerah, menteri, dan pimpinan organisasi profesi. Secara halus sudah banyak dilakukan di negara-negara berkembang seperti Indonesia.

#4 - Pemasok

Pemasok merupakan salah satu kelompok stakeholders eksternal yang sama pentingnya dengan kelompok yang lain.

Kelompok ini menginginkan transaksi yang memuaskan, sebab dari merekalah organisasi/lembaga bisnis memperoleh bahan baku, suku cadang, serta menyediakan perbekalan untuk produksi. Oleh karena itu, organisasi/lembaga bisnis sangat tergantung kepada para pemasok.

Ada 3 faktor yang mendasari hubungan dengan pemasok:

a. kualitas bahan baku;

b. pelayanan terhadap kebutuhan produksi;

c. harga yang wajar. Para pelaku bisnis sebelumnya berkonsultasi dengan pemasok untuk perhitungan biaya, perekayasaan, penelitian dan perencanaan.