Apa perbedaan komunikasi bisnis internal dan eksternal?
Apa tujuan dan fungsi komunikasi bisnis dalam sebuah industry atau organisasi?
Aktivitas komunikasi dalam bisnis peranannya begitu penting. Oleh karena itu, tidak berlebihan bila komunikasi dikatakan sebagai life blood para pelaku bisnis, baik secara individual maupun organisasional.
Hal ini sekaligus menunjukkan bahwa komunikasi dalam bisnis amatlah penting. Oleh karena itu, Chester Bornder (1938) dalam bukunya The Functions of Executive, menjelaskan salah satu fungsi atau tanggung jawab seorang eksekutif selain berfungsi menciptakan kooperasi dan memformulasikan tujuan organisasi, juga memelihara dan mempertahankan fungsi komunikasi dalam organisasi.
 |
| Unsur, Fungsi dan Tujuan dalam Komunikasi Bisnis |
Fungsi komunikasi dalam bisnis terdiri dari, (1) fungsi informatif, (2) fungsi persuasif/motivatif, (3) fungsi kontrol, dan (4) fungsi emotif. Dalam komunikasi bisnis perlu dijalankan secara efektif, mengingat permasalahan komunikasi bisnis akan terus meningkat apalagi dalam era pasar bebas seperti sekarang ini, dikarenakan faktor, seperti:
- 1. sikap dan kebutuhan karyawan terus berubah;
- 2. pertumbuhan bisnis yang semakin mengglobal;
- 3. organisasi bisnis yang berkembang semakin kompleks;
- 4. membanjirnya kuantitas data dan informasi;
- 5. tekanan persaingan yang semakin meningkat;
- 6. meningkatnya tuntutan masyarakat terhadap perbaikan kualitas kehidupan;
- 7. adanya regulasi dari pemerintah dan dari organisasi perdagangan dunia (WTO).
4 Fungsi Komunikasi Bisnis
#01 - Fungsi Informatif
Dalam konteks fungsi informatif, aktivitas komunikasi yang Anda lakukan berperan memberikan informasi tentang bisnis Anda, pada saat yang mungkin bersamaan Anda juga mencari informasi tentang siapa pesaing Anda, bagaimana kondisi perusahaan dan kekuatannya pada pangsa pasar (market place).
Hal yang pasti fungsi informatif dari kegiatan komunikasi akan membawa perubahan pada bidang (domain) kognitif setiap pelaku komunikasi bisnis, baik pada level internal maupun eksternal.
Selain itu, dari beberapa hasil penelitian terungkap bahwa fungsi ini juga berperan dalam membuat pilihan-pilihan, mengurangi ketidakpastian dan merubah keadaan.
Contoh yang sederhana yang mungkin Anda alami ketika Anda membeli celana jeans misalnya. Dari sekian merek celana jeans, mengapa Anda memilih merek Levi's dan bukan Cecep jeans.
Pilihan Anda tersebut tentu saja dilandasi berbagai alasan, boleh jadi karena merek tersebut kualitasnya terjamin walaupun harganya mahal, atau merek tersebut cukup bergengsi sehingga kalau memakainya Anda akan merasa lebih PD (percaya diri).
 |
| Mengenal Fungsi Komunikasi dan 4 Contohnya dalam Bisnis |
Begitu pula dalam sistem manajemen, fungsi ini sangat penting keberadaannya. Kita ingat salah satu fungsi manajemen adalah pembuatan dan pengambilan keputusan. Keputusan terbaik tidak hanya ditentukan oleh kualitas individu pengambil keputusan, tetapi juga ditentukan oleh kualitas informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan.
Misalnya, dalam budgeting decision maka dari sedemikian banyak informasi yang sampai kepada manajer keuangan, informasi finansial yang dibutuhkan dipilih informasi yang paling akurat dan aktual.
Oleh karenanya dalam implementasi kebijaksanaan keuangan, sebagai tindak lanjut dari pengambilan keputusan tersebut tidak ada lagi keraguan dan dapat merubah keadaan menjadi lebih baik lagi. Dalam sistem manajemen fungsi informatif ini nampak lebih kentara dalam terlibat secara lebih intens, yaitu pada manajemen sistem informasi.
#02 - Fungsi Persuasif
Fungsi kedua dari aktivitas komunikasi bisnis adalah fungsi persuasif atau fungsi motivatif. Dari beberapa buku teks ternyata konsep persuasif dan motivatif pada hakikatnya memiliki konsep yang sama, yaitu getting them to do what you want to do, agar orang lain melakukan apa yang Anda inginkan, dengan cara mempengaruhi orang lain.
Dan bukan dengan cara memaksa (koersif) atau memperkosa hak asasi orang lain. Biasanya cara persuasif atau motivatif ini diawali dengan menyentuh pemuasan need (kebutuhan) orang lain (lebih jauh lagi akan diuraikan pada Modul 4).
Dalam fungsi persuasif/motivatif ini, tujuan komunikasi diarahkan untuk memberikan treatment agar orang lain merubah sikap, pendapat dan perilakunya seperti yang diinginkan oleh komunikator.
Dalam organisasi bisnis internal, fungsi ini dijalankan untuk membangun komitmen para pelakunya terhadap organisasi atau lembaga tempat ia bekerja, dari mulai manajer hingga tukang sapu sehingga misi, visi, strategi, dan taktik dapat berjalan secara efektif dalam mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya.
Cara yang paling umum biasanya melalui implementasi perencanaan, instruksi-instruksi, pendisiplinan, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab, deskripsi tugas yang jelas, sistem penggajian, pelatihan- pelatihan.
Fungsi komunikasi bisnis persuasif/motivatif ini tentu saja perlu diterapkan dalam berkomunikasi bisnis dengan lingkungan eksternal. Hal ini penting, misalnya bagaimana agar para pemilik modal mau berinvestasi di perusahaan Anda.
Baca juga: Fungsi dan Tujuan Komunikasi
Para pemasok dan distributor tetap setia melayani perusahaan Anda. Dan yang terpenting dalam strategi dan taktik pemasaran sebagai ujung tombak perusahaan, agar konsumen tetap loyal mengonsumsi atau menggunakan produk yang Anda pasarkan.
Sebagai ilustrasi kita kembali kepada contoh celana jeans yang Anda beli. Apabila kita berpikir secara fungsional, sebenarnya tidak masalah apa pun celana jeans yang Anda gunakan.
Oleh karena secara fungsional celana hanyalah untuk menutup aurat, artinya kebutuhan yang paling dasar (kebutuhan biologis) terpenuhi. Akan tetapi, apabila merek celana disimbulkan sebagai gengsi agar Anda lebih PD maka yang disentuh adalah kebutuhan yang lebih tinggi (kebutuhan akan pengakuan) dan Anda pun tetap setia menggunakan celana bergengsi tersebut.
Kesemuanya akibat penerapan fungsi persuasif atau motivatif dalam aktivitas pemasaran. Sehubungan dengan hal tersebut tidak mengherankan bila pada sekitar tahun tujuh puluhan atau dua puluhan tahun yang lalu, para pelaku bisnis di Amerika Serikat membelanjakan uangnya sekitar 30 juta dolar hanya untuk memotivasi atau mempersuasi penonton TV, pembaca surat kabar dan pendengaran radio agar membeli dan menggunakan barang dan jasa.
#03 - Fungsi Kontrol
Selain fungsi informatif, persuasif/motivatif, yang tidak kalah pentingnya dalam aktivitas komunikasi bisnis adalah fungsi kontrol. Tanpa adanya fungsi ini dalam komunikasi bisnis, operasional organisasi ini tidak dapat berjalan secara efektif.
Fungsi kontrol dalam konteks komunikasi bisnis, artinya mengkomunikasikan atau yang harus dikerjakan atau tidak harus dikerjakan oleh bawahan atau manajer sekali pun sesuai dengan standar kerja yang telah ditentukan, kemudian memastikan bahwa standar kerja tersebut telah dilaksanakan secara optimal.
Tujuan dari fungsi kontrol ini, (a) menjamin kontinuitas implementasi dari perencanaan, (b) membudayakan prosedur baku, (c) menghindari kemangkiran dan penyimpangan yang tak berarti, (d) membina disiplin kerja dan sekaligus berfungsi (e) sebagai motivasi yang terarah. Fungsi ini dapat berjalan efektif, apabila (a) informasi yang disampaikan jelas, akurat dan tidak mengandung ambiguitas yang berlebihan, (b) komunikasi yang dilakukan sekaligus memperkaya skill bawahan (c) bahwa mampu menggunakan informasi tersebut (d) membuka saluran umpan balik (feed- back loop). Melalui umpan balik ini kita dapat mengetahui hasil penerapan kontrol terhadap kinerja individu dalam organisasi bisnis.
Baca juga: Proses Perencanaan Kota dan Wilayah
Berkaitan dengan fungsi kontrol dalam fungsi komunikasi bisnis, Reed Sanderlin (1982) mengemukakan tiga jenis umpan balik, yakni
(a) umpan balik informasional, dalam melakukan kontrol informasi yang datang dari bawahan kepada atasan sangat penting karena monitoring kepada bawahan didasarkan pada informasi ini. Sebaliknya, umpan balik dalam bentuk informasi dari atasan kepada bawahan juga penting agar bawahan mengetahui sejauhmana efektivitas kinerja mereka.
(b) Umpan balik korektif, umpan balik yang bersifat evaluatif dan pertimbangan. Umpan balik ini dimaksudkan untuk memberikan koreksi terhadap kinerja bawahan agar tidak terjadi atau menghindari sekaligus memperbaiki kesalahan atau kekeliruan dalam menjalankan tugasnya.
(c) Umpan balik peneguhan sebagai alat utama untuk pencapaian kinerja optimal individu dalam organisasi bisnis, biasanya dilakukan dengan memberikan gambaran terhadap prestasi kerja.
Dalam aktivitas bisnis umpan balik ini tidak hanya dilakukan secara internal tapi juga dilakukan secara eksternal, yang secara umum biasanya diadakan melalui aktivitas Costumer Services atau kegiatan eksternal Public Relations.
Salah satu contoh menarik adalah Citra Pariwara yang ditayangkan televisi swasta yang bekerja sama dengan Persatuan Pengusaha Periklanan Indonesia (P3I). Acara tersebut semata-mata bukan hanya untuk menilai iklan terbaik, tetapi yang lebih penting untuk mengetahui umpan balik dari khalayak terhadap penayangan iklan di TV.
#04 - Fungsi Emotif
Fungsi terakhir aktivitas komunikasi bisnis adalah fungsi emotif. Siapa pun yang terlibat dalam kegiatan komunikasi tidak bisa tidak akan melibatkan emosi.
Ungkapan emosi bisa disadari atau tidak disadari, hal ini dapat terlihat jelas dalam tahapan komunikasi antarpersona. Ekspresi wajah ataupun bahasa tubuh, nada suara, bahkan perilaku, dapat menunjukkan suasana emosi Anda ketika berkomunikasi. Kepekaan Anda menangkap gejala tersebut turut membantu efektivitas komunikasi yang Anda lakukan.
Dalam kerangka kerja komunikasi bisnis fungsi emotif meningkat ke penerapan (acceptance) isi pesan karena berkaitan dengan rasa suka tidak suka, benci dan cinta, puas atau tidak puas kegembiraan dan kesedihan, menyenangkan atau kedekatan emosional lainnya.
Mengapa wanita cantik selalu ditampilkan dalam iklan? Mengapa seseorang salesman selalu berpakaian rapi dan berdasi walaupun menenteng tas besar? Mengapa iklan perumahan selalu ditampilkan dalam landscap yang asri, padahal aslinya masih gersang. Mengapa iklan susu bayi selalu menampilkan balita imut- imut? Itu semua ditampilkan untuk menyentuh dan menyenangkan emosi khalayak karena memang emosilah yang paling mudah disentuh. Seperti pepatah kuno mengatakan "sentuhlah hatinya, baru kemudian otaknya".
Kesimpulan
Dalam aktivitas komunikasi bisnis, kita tidak hanya sekadar menyampaikan pesan kepada khalayak bisnis internal maupun eksternal.
Aktivitas ini dapat digunakan untuk fungsi informatif. Suatu fungsi yang digunakan tidak hanya untuk merubah domain kognitif khalayak sebatas perubahan pengetahuan, tetapi juga memberikan pilihan-pilihan, mengurangi ketidakpastian dan merubah keadaan bisnis yang sedang Anda lakukan begitu pula dalam membuat keputusan.
Fungsi komunikasi bisnis kedua adalah fungsi persuasif atau motivatif, di mana komunikasi dapat digunakan untuk mempengaruhi orang lain melalui treatment tertentu agar orang lain bertindak seperti apa yang kita inginkan.
Fungsi ketiga adalah fungsi kontrol, mengendalikan dan mengawasi, untuk menjalankan secara efektif fungsi ini adalah dengan membuka Feed back loop atau saluran umpan balik dalam aktivitas komunikasi bisnis baik secara individual maupun secara organisasional bagi setiap individu yang terdiri dari tiga jenis yaitu, umpan balik informatif, umpan balik korektif dan umpan balik peneguhan.
Fungsi keempat adalah fungsi emotif, di mana komunikasi digunakan sebagai alat ekspresi emosi yang berorientasi kepada penerimaan isi pesan yang disampaikan.
Komunikasi Internal dalam Komunikasi Bisnis
Ruang lingkup komunikasi bisnis dan ruang lingkup komunikasi internal dalam komunikasi bisnis mencakup komunikasi dengan (1) pemilik, (2) manajemen, (3) karyawan.
Tugas seorang pelaku bisnis adalah membina hubungan baik dengan pihak-pihak tersebut melalui aktivitas komunikasi. Ketiga pihak tersebut, merupakan sasaran komunikasi atau disebut stakeholders.
Stakeholders adalah sikap setiap kelompok yang berada di dalam maupun luar organisasi/lembaga bisnis yang mempunyai peran dalam keberhasilan organisasi/lembaga bisnis.
Baca juga: Fungsi Komunikasi Bisnis
1. Pemilik
Tujuan komunikasi internal dengan pemilik, di antaranya (a) untuk membangkitkan perhatian pemilik pada perusahaan, (b) mengurangi pergantian para pemegang saham dan mempromosikan pemilikan saham sebagai investasi jangka panjang, (c) mengurangi kritik para pemilik terhadap perusahaan, (d) meningkatkan prestise perusahaan di mata pemilik, (e) membujuk pemilik untuk ikut membantu mempromosikan produk perusahaan.
 |
| pentingnya Komunikasi Internal dalam Komunikasi Bisnis |
Media komunikasi untuk pemilik perusahaan bisa berbentuk cetak, audiovisual, lisan atau gabungan. Komunikasi dengan pemilik, baru dikatakan efektif, apabila terjadi pertukaran informasi secara timbal balik sehingga para manajemen di samping memperoleh pandangan dari para pemilik juga dapat memberikan informasi kepada mereka mengenai keberadaan dan posisi perusahaan.
Media komunikasi cetak untuk para pemilik, meliputi laporan tahunan, laporan sementara, publisitas finansial, penawaran khusus bagi pemegang saham, periklanan dan perkembangan perusahaan. Laporan tahunan berfungsi untuk menerangkan kepada pemilik mengenai apa yang telah, sedang dan akan dilakukan.
Laporan ini mencerminkan kesan perusahaan dan mutu manajemennya. Laporan tahunan biasanya lebih komprehensif daripada laporan biasa, meliputi, informasi finansial, informasi produksi, informasi pemasaran, informasi personalia, informasi keuntungan, informasi distribusi dan laporan tahunan.
Selain laporan tahunan, komunikasi kepada pemilik dilakukan juga melalui laporan sementara, yang terbitnya secara berkala setiap 3 bulan sekali dan berisi mengenai pelaporan penghasilan, posisi keuangan, serta rencana yang akan dilakukan.
Bentuk lain dari komunikasi untuk pemilik perusahaan adalah dengan pemberitaan finansial melalui media massa, baik surat kabar, majalah, radio maupun televisi. Informasi yang disampaikan melalui media massa tersebut meliputi deklarasi dividen, posisi keuangan, dan perubahan organisasi perusahaan.
Adapun asas-asas komunikasi internal dengan para pemilik, di antaranya (a) informasi yang disampaikan kepada para pemilik harus sederhana, mudah dipahami dan menghindari kata-kata teknis, (b) informasi harus menarik dan tidak menjemukan, (c) membangkitkan minat, (d) mengungkapkan dua sisi kisah berisi bisnis, entah berita baik ataupun sebaliknya, (e) mempertimbangkan ciri-ciri, sikap, dan kepentingan pemilik.
2. Manajemen
 |
| Apa yang dimaksud dengan Internal Communication? |
Selain komunikasi dengan pemilik, komunikasi internal dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi dengan pihak manajemen.
Pihak manajemen adalah orang-orang yang melaksanakan roda organisasi/lembaga bisnis. Selain itu, sering menjadi bahan berita, juga akhir-akhir ini sering menjadi objek sasaran pembajakan oleh organisasi/lembaga bisnis yang lain.
Sebagai contoh, Tanri Abeng, Manajer PT. Multi Bintang direkrut Kelompok Usaha Bakrie, berpindahnya secara bergerombol beberapa redaktur senior dari satu media massa ke media massa yang baru. Kasus ini biasanya karena ada daya tarik dari investor baru serta sistem penggajian yang lebih menarik.
Baca juga: contoh komunikasi internal perusahaan
Tugas pelaku komunikasi bisnis memantau gejala tersebut, serta memberikan masukan dan rekomendasi kepada organisasi/lembaga bisnis agar peristiwa tersebut tidak menimbulkan dampak (a) merosotnya moral karyawan secara keseluruhan, (b) hilangnya kepercayaan konsumen, (c) turut campurnya pihak ketiga untuk mengambil alih perusahaan (take- over) atau memasukkan orang-orang baru (intervensi), (d) merusak reputasi eksekutif puncak perusahaan.
Pelaku komunikasi bisnis membantu perusahaan untuk menegakkan citranya melalui internal public relations atau adakalanya pelaku komunikasi bisnis mengalihkan perhatian masyarakat melalui pemasangan iklan dengan tujuan untuk menimbulkan kepercayaan masyarakat. Pelaku komunikasi bisnis bisa melakukan kegiatan-kegiatan melalui lobi, pendekatan kepada pihak ketiga atau cara lainnya.
Komunikasi dengan pihak manajemen merupakan faktor penting dalam kegiatan bisnis. Sebab manajemen adalah orang yang melaksanakan jalannya aktivitas bisnis sehingga kualitas informasi yang diperoleh pihak manajemen, harus benar-benar bisa diuji kebenarannya.
Tanpa informasi yang benar, organisasi/lembaga bisnis tidak akan bisa berjalan optimal. Dengan demikian, seorang manajer yang baik selalu berangkat dari data, sedangkan data baik berasal dari sumber internal maupun eksternal organisasi/lembaga bisnis. Untuk lebih jelasnya (lihat Modul 3).
3. Karyawan
Ketika iklim investasi seperti saat ini tumbuh dengan pesat maka persaingan antarperusahaan tidak terbatas lagi pada bagaimana menjaring konsumen dan mempertahankan kesetiaan konsumen, melainkan juga bagaimana menjaring dan mempertahankan karyawan.
Karyawan adalah bagian integral dari organisasi/lembaga bisnis, mereka tidak memegang jabatan struktur, namun bersentuhan langsung dengan proses produksi.
Persoalan karyawan merupakan masalah tersendiri yang tidak bisa dipecahkan hanya melalui pendekatan manajerial, misalnya melalui sistem penggajian, prosedur kerja dan kontrak kerja saja, melainkan juga menuntut suasana kerja yang nyaman dan hubungan antarkaryawan yang harmonis. Untuk itu lembaga/organisasi bisnis memerlukan bantuan ahli komunikasi melalui staf hubungan karyawan (employee relations).
 |
| Apa saja bentuk komunikasi internal? |
Hal ini penting mengingat kompleksnya masalah karyawan yang harus ditangani, misalnya untuk menerima dan mendengarkan keluhan, merundingkan perjanjian kerja, penempatan karyawan, sistem renumerasi, serta pendidikan dan pelatihan.
Baca juga: Analisis Khalayak dalam Komunikasi Bisnis
Landasan hubungan karyawan yang baik merupakan kebijakan personalia melalui pekerjaan yang teratur, kondisi pekerjaan yang baik, upah yang memadai, kesempatan untuk mengembangkan karier, penghargaan terhadap prestasi, pengawasan yang baik, kesempatan untuk mengungkapkan pendapat baik lisan maupun tulisan, serta terpenuhinya kebutuhan dan jaminan masa depan mereka.
Untuk membangun suasana tersebut maka organisasi/lembaga bisnis harus menetapkan program komunikasi dua arah. Maksudnya untuk memberi dan menerima informasi, serta menjadi saluran untuk menyatakan pendapat tentang masalah perusahaan. Program ini bermanfaat untuk menyampaikan informasi mengenai praktik perusahaan.
Program komunikasi karyawan, harus dimulai dengan hasil penelitian untuk menentukan apa yang telah dan belum diketahui karyawan, iklim dan suasana kerja yang bagaimana yang dianggap kondusif, sistem penggajian dan insentif yang memadai, kesempatan untuk berkarier, prospek kerja dan jaminan hari tua, serta hal-hal yang lain yang berkaitan dengan kebutuhan dunia kerja mereka.
Asas komunikasi karyawan, yakni komunikasi dua arah antara pihak manajemen dengan karyawan dilandasi oleh (a) komunikasi yang berfungsi sebagai sistem komunikasi antara pihak manajemen dengan karyawan, (b) pesan komunikasi harus menggunakan kata-kata yang lazim serta sesuai dengan tingkat pendidikan mereka, (c) informasi yang disampaikan harus dalam jumlah kecil agar mudah dipahami, (d) informasi yang disampaikan harus tepat pada waktunya, (e) adanya pengulangan pesan dengan penyajian yang berbeda, (f) pemilihan media yang tepat dan pesan komunikasi yang dipersiapkan oleh komunikator yang handal.
Pesan komunikasi dari pihak manajemen kepada karyawan bisa dilakukan secara lisan, tulisan maupun audiovisual. Komunikasi lisan merupakan cara yang paling efektif di mata karyawan, sebab melalui cara ini selain efisien dan cepat, juga paling disukai karyawan.
Baca juga: Apa itu komunikasi internal dalam perusahaan?
Dengan komunikasi lisan memungkinkan terjadinya umpan balik yang langsung melalui pertanyaan dan penjelasan. Komunikasi lisan antara manajemen dan karyawan bisa dilakukan melalui rapat, pidato, rapat dan diskusi, melalui telepon, kunjungan dan gelanggang terbuka (open house).
Selain komunikasi lisan, dapat juga dimanfaatkan komunikasi tertulis yang memiliki kelebihan, seperti mampu menjangkau jumlah khalayak yang banyak secara serentak. Namun kelemahan komunikasi tertulis, biasanya kurang bersifat pribadi dan juga umpan baliknya tertunda.
Komunikasi tertulis bisa dilakukan melalui majalah perusahaan, papan pengumuman, slip gaji, memo, surat, pedoman kerja atau buku saku, kutipan pers maupun rak baca.
Kelemahan komunikasi karyawan, terutama untuk komunikasi dari manajemen kepada karyawan, biasanya pesan komunikasi yang ada didominasi oleh syaratnya pesan dari atasan. Selain itu, pesan komunikasi mengalir melalui beberapa tingkatan manajerial sehingga sering terjadi distorsi komunikasi.
Pesan semakin bergerak ke bawah semakin berkurang kandungannya sehingga ada juga yang menyebutnya terjadi korupsi komunikasi.
Arus informasi dalam komunikasi karyawan dalam organisasi/lembaga bisnis, selain dari pihak manajemen kepada karyawan, juga berjalan dari karyawan kepada manajemen.
Komunikasi dari karyawan kepada manajemen berfungsi untuk menyampaikan pendapat karyawan tentang masalah yang berkaitan dengan tugasnya serta kebijakan perusahaan maupun masalah manajemen.
Saluran yang digunakan untuk mengalirkan arus komunikasi karyawan kepada manajemen dapat berjalan melalui penelitian sikap karyawan, keluhan karyawan, partisipasi karyawan dalam manajemen perusahaan dan percakapan informal. Agar komunikasi karyawan kepada pihak manajemen dapat berlangsung maka seorang pelaku bisnis harus membuka banyak saluran komunikasi, baik saluran formal maupun informal untuk menerima keluhan dari karyawan yang tidak terungkapkan melalui saluran formal.
Komunikasi Eksternal dalam Komunikasi Bisnis
Apa itu Komunikasi bisnis eksternal? Komunikasi bisnis eksternal adalah setiap komunikasi yang terjadi dengan pihak luar seperti pelanggan, prospek, vendor, atau mitra.
Seperti halnya dalam uraian sebelumnya, ruang lingkup komunikasi eksternal dalam komunikasi bisnis mencakup komunikasi dengan (1) pelanggan (2) penyalur (3) pemasok (4) pemerintah.
Keempat kelompok yang berada di luar organisasi/lembaga bisnis, namun memiliki kepentingan serta yang ikut menentukan keberhasilan bisnis ini melupakan khalayak sasaran dalam komunikasi eksternal dalam komunikasi bisnis. Kelompok ini lazim disebut stakeholders eksternal, mereka adalah kelompok yang mempertaruhkan hidup dan menghidupi perusahaan.
Seperti halnya pada stakeholders internal, stakeholders eksternal pun memiliki keinginan yang berlainan. Dalam kerangka yang lebih luas, kepuasan kelompok stakeholders ini bisa dijadikan indikator keberhasilan organisasi perusahaan.
Stakeholders eksternal adalah unsur-unsur yang berada di luar kendali perusahaan (uncontrollable). Misalnya, pelanggan adalah raja yang memiliki hak untuk memilih dan menentukan produk yang akan digunakan.
Penyalur adalah kelompok yang menguasai jaringan distribusi, mereka hanya mau menyalurkan produk yang dikehendaki pelanggan.
Agen regulator dalam hal ini pemerintah adalah penentu kebijakan sekaligus menuntut adanya kepatuhan terhadap peraturan Sedangkan pemasok menginginkan adanya transaksi yang memuaskan.
Tujuan komunikasi eksternal dalam komunikasi bisnis adalah untuk membina hubungan yang baik dengan pihak luar organisasi/lembaga bisnis, di mana pihak tersebut dapat menentukan keberhasilan organisasi/lembaga bisnis.
Baca juga: Teori dan Pengertian Komunikasi
Berikut adalah beberapa unsur dan contoh komunikasi eksternal komunikasi bisnis
#1 - Pelanggan
Pelanggan merupakan aset perusahaan yang paling berharga. Mereka merupakan sumber penjualan barang, pelanggan menjadi pusat untuk kegiatan bisnis sehingga segala upaya yang dilakukan organisasi/lembaga bisnis dipusatkan untuk mendapatkan kepuasan pelanggan.
Kendati demikian masih terdapat asumsi bahwa sentral kegiatan bisnis adalah produsen bukan pelanggan. Selama pola pikir tersebut masih mewarnai bisnis kita, nampaknya aktivitas bisnisnya tidak akan berhasil. Lain halnya bila suatu organisasi/lembaga bisnis berasumsi bahwa pelangganlah pusat aktivitas bisnis maka segala upaya diarahkan untuk mendapatkan kepuasan pelanggan.
Cabang ilmu Public Relations yang diarahkan pada pelanggan disebut Marketing Public Relations, yakni proses yang terdiri atas perencanaan, implementasi, dan evaluasi program yang merangsang pembelian dan kepuasan pelanggan melalui komunikasi yang dapat dipercaya serta menarik minat, khususnya dari perusahaan untuk memenuhi kebutuhan, keinginan, kehendak dan perhatian pelanggan.
 |
| Komunikasi bisnis eksternal adalah setiap komunikasi yang terjadi dengan pihak luar organisasi |
Tujuan komunikasi bisnis dengan pelanggan adalah untuk meyakinkan para pelanggan dan calon pelanggan bahwa produk/jasa akan terus ditingkatkan baik kualitas, kegunaan, serta macamnya; menyediakan sumber persediaan yang konsisten, kebijakan harga yang rasional; melayani pelanggan secara jujur, dan berusaha mengembangkan pelayanan untuk kepuasan pelanggan melalui :
(a) menyebarluaskan informasi kepada pelanggan tentang produk dan manfaatnya,
(b) mendidik karyawan untuk memberikan pelayanan yang cepat, tepat, sopan, mempribadi, dan ramah terhadap pelanggan,
(c) menjawab pertanyaan pelanggan yang berhubungan dengan pelayanan, produk, dan manfaatnya,
(d) penyebaran informasi melalui buku petunjuk tentang penggunaan produk sehingga pelanggan memperoleh kepuasan dalam pemanfaatan produk, serta
(e) memelihara hubungan dengan para biro penjualan, seperti agen dan toko.
Dalam berhubungan dengan pelanggan, seorang pelaku bisnis harus memperoleh pengetahuan yang jelas mengenai sikap pelanggan terhadap organisasi/lembaga bisnis dan produknya.
Informasi mengenai sikap pelanggan tersebut sangat penting untuk menyusun kebijakan selanjutnya. Untuk mengetahui sikap pelanggan yang dapat dipertanggungjawabkan, tentu saja harus melalui penelitian atau survei.
Survei pelanggan dapat mengukur reaksi pelanggan terhadap produk, promosi penjualan, mutu, harga, pelayanan, serta praktik organisasi/lembaga bisnis lainnya. Setelah survei menunjukkan perilaku tertentu dari pelanggan maka pelaku komunikasi bisnis harus mempersiapkan rencana aksi komunikasi bagi pelanggan, yang merujuk kepada hasil survei. Rencana aksi komunikasi dengan pelanggan, harus melalui tahapan (a) identifikasi masalah, (b) perumusan tujuan, (c) penyusunan strategi, (d) rencana operasional, dan (e) evaluasi.
Baca juga: Komunikasi Eksternal: Pengertian, Manfaat, dan Jenis-jenisnya
Dalam identifikasi masalah, dilakukan pemetaan masalah melalui pernyataan yang bisa diukur. Begitu pun dalam merumuskan tujuan. Dalam penyusunan strategi, tinggal memilih strategi apa yang digunakan untuk memecahkan masalah tersebut.
Apakah melalui komunikasi massa, kelompok, interpersonal, atau menggabungkan ketiganya. Jika memilih komunikasi massa maka pertanyaannya adalah media apa yang akan digunakan, apakah media cetak atau media elektronik Rencana operasional strategi, berhubungan dengan waktu, tempat, serta biaya pelaksanaan.
Setelah tahapan-tahapan di atas telah dilakukan, dilanjutkan dengan tahapan evaluasi. Kita bisa mengajukan pertanyaan: Apakah tujuan yang telah ditetapkan telah tercapai, apabila belum tercapai apa penyebabnya, apa kendalanya, dan langkah perbaikan apa yang akan dilakukan.
Cara komunikasi dengan pelanggan, bisa melalui media massa, komunikasi kelompok, atau komunikasi interpersonal.
Caranya, dapat dilakukan secara lisan atau tertulis. Komunikasi massa, selain bisa menjangkau khalayak dalam jumlah banyak dan simultan, bisa dilakukan melalui pemasangan iklan, advertorial, company profile, press release, dan siaran pers. Selain melalui media massa, pesan bisnis dapat disampaikan melalui surat dan leaflet kepada pelanggan.
#2 - Penyalur
Penyalur merupakan bagian dari jaringan distribusi produk sehingga pola hubungan antara organisasi/lembaga bisnis dan penyalur merupakan pola kemitraan, artinya kerja sama dengan pihak penyalur dilandasi hubungan baik dan saling menguntungkan. Sebab antara pihak organisasi/lembaga bisnis dengan penyalur saling menunjang kegiatan masing-masing.
Tujuan komunikasi antara organisasi/lembaga bisnis dan penyalur di antaranya:
a. membantu para penyalur untuk meningkatkan omset penjualannya melalui program pelatihan penjualan, penyediaan sarana penjualan, peningkatan seleksi dan pemberian kompensasi penjualan;
b. menciptakan pengertian dengan para penyalur melalui penjelasan kebijaksanaan dan manajemen organisasi/lembaga bisnis;
c. membantu manajemen distribusi;
d. bekerja sama dengan para penyalur dalam mengiklankan produk; melalui penyediaan iklan (leaflet/booklet), stiker, kartu mobil, dan kalender,
e. menerima keluhan penyalur tentang pelaksanaan penjualan disertai pemecahannya;
f. merangsang penyalur agar tertarik dan tetap setia terhadap produk kita; dan
g. mempertimbangkan gagasan, saran atau keluhan yang disampaikan para
penyalur.
Hubungan komunikasi bisnis eksternal dengan penyalur dilandasi pelayanan menjaga kualitas produk yang tetap dan ketat, dirancang dengan tepat, serta harga yang wajar.
 |
| Pentingnya Komunikasi Eksternal Bagi Bisnis |
Selain itu disediakan pula jaminan produk dan pelayanan yang cepat, tepat, persediaan produk yang cukup, dan keuntungan yang memadai bagi penyalur. Kebijaksanaan yang baik dari organisasi/lembaga bisnis, yakni kebijaksanaan yang wajar dan adil berdasarkan kerja sama yang masuk akal, perlindungan yang baik, bimbingan manajemen, serta penunjukan penyalur yang jujur dan bertanggung jawab.
Tanggung jawab organisasi/lembaga bisnis adalah membantu dan memberikan nasihat kepada para penyalur dalam manajemen bisnis, perdagangan, periklanan, pelayanan, hubungan masyarakat, serta aspek-aspek lain yang berkaitan dengan pemasaran dan penjualan produk Bantuan tersebut berbeda-beda dalam sifat dasar jumlah dan mutu sesuai dengan distribusi penjualan.
Baca juga: Apa perbedaan antara komunikasi internal dan eksternal?
Pola komunikasi dengan para penyalur dapat dilakukan secara interpersonal atau komunikasi kelompok yang bersifat langsung atau melalui media masa.
Metode yang paling umum dan efisien dalam berkomunikasi dengan para penyalur adalah komunikasi interpersonal dan kelompok. Pola tersebut tampak dalam pelatihan pemasaran dan penjualan disertai pemberian buku petunjuk dan panduan penjualan. Selain itu dikomunikasikan juga bukti pemasangan iklan, press realese, serta penerbitan berkala.
Komunikasi lisan dilakukan melalui rapat yang terencana dengan baik Pada kesempatan tersebut, para penyalur diminta untuk menanggapi kebijakan yang dijalankan organisasi/lembaga bisnis selama ini. Rekomendasi para penyalur, oleh pelaku bisnis dicatat dalam buku laporan. Cara ini penting untuk menjaga kesinambungan hubungan antara organisasi/lembaga bisnis dan para penyalur ini merupakan bentuk komunikasi dua arah.
Cara berkomunikasi yang lain dengan para penyalur, dilakukan melalui majalah perusahaan, home page di internet, buku saku, brosur, korespondensi, pameran, buku pedoman manajemen dan buku laporan tahunan.
#3 - Agen Regulator
Komunikasi Bisnis Eksternal berikutnya adalah dengan Agen. Agen regulator atau pemerintah adalah lembaga yang menentukan peraturan perundang-undangan yang menuntut adanya kepatuhan dari organisasi/lembaga bisnis.
Sebagai salah satu publik eksternal, hubungan dengan pemerintah mesti dijaga atas dasar hubungan yang saling percaya. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pemerintah dianggap penting bukan saja karena memiliki kewenangan untuk mengatur negara dan mengambil keputusan penting, tetapi juga pemerintah berkewajiban melindungi kepentingan dan kegiatan.
 |
strategi komunikasi bisnis komunikasi internal dan eksternal dalam organisasi |
Di Amerika Serikat yang mendasarkan kegiatan bisnis pada ekonomi pasar, para pelaku bisnis tetap merasakan perlunya menjaga kedekatan hubungan dengan pemerintah. Demikian pula dengan perusahaan transnasional yang membuka jaringan pasar di Amerika Serikat. Mereka menempatkan seorang government relations officer yang berkedudukan di Washington DC dengan maksud:
a. meningkatkan komunikasi dengan pejabat pemerintah;
b. memantau pembuatan keputusan dan peraturan yang berkaitan dengan bidang usaha mereka;
c. mendorong partisipasi para pemilih (rakyat) pada setiap lapisan pemerintahan;
d. mempengaruhi proses penyusunan undang-undang yang berdampak pada bidang usaha mereka;
e meningkatkan kesadaran dan pemahaman para pembuat keputusan akan kegiatan bisnis;
mempercepat pengambilan keputusan yang berkaitan dengan bisnis,, seperti izin investasi, izin eksploitasi hasil alam, dan deregulasi.
Selain membuat peraturan, pemerintah pun membela kepentingan dunia bisnis. Dalam banyak kasus bahkan pers sering menuding pemerintah terlalu berpihak pada dunia bisnis.
Hal tersebut memang sering terjadi karena pemerintah mempunyai kepentingan terhadap dunia bisnis, mengingat
(a) dunia bisnis adalah penggerak pembangunan yang memutarkan roda perekonomian sehingga dunia bisnis diharapkan mampu menciptakan lapangan kerja,
(b) dunia bisnis bisa dijadikan sumber pendapatan negara melalui pajak. Semakin besar organisasi/lembaga bisnis semakin besar pula pajak yang dibayarkan kepada negara,
(c) dunia bisnis merupakan mitra pemerintah dalam mengelola hasil bumi dan kekayaan negara. Oleh karena peranannya yang vital maka pemerintah di negara berkembang cenderung untuk berhati-hati untuk melindungi karyawannya (upah minimum dan keselamatan kerja), melindungi komunitas dari polusi dan limbah yang dibuang perusahaan dan di lain pihak pemerintah melindungi dunia bisnis dari berbagai gejolak baik fisik maupun nonfisik.
Pemerintah sering diminta bantuannya oleh organisasi/lembaga bisnis ketika terjadi krisis. Contoh beberapa krisis yang melibatkan pemerintah antara lain krisis Bank Duta tahun 1987, krisis lemak babi tahun 1988, krisis Bank Danamon tahun 1990, biskuit beracun tahun l988, Bank Suma tahun 1992, BPPC (Badan Penyangga dan Pemasaran Cengkeh) tahun 1992, gejolak harga semen tahun 1994, kasus Busang tahun 1997 dan Mobnas (Mobil Nasional) tahun 1997.
Untuk melobi pemerintah, pelaku bisnis sering menggunakan jasa konsultan public relations yang memenuhi kualifikasi.
Dalam kegiatan melobi selain diperlukan keterampilan human relations, juga memperhitungkan waktu dan suasana.
Sebab faktor tersebut sangat berpengaruh terhadap keberhasilan lobi. Apakah lobi akan dilakukan pada jam kerja atau di luar jam kerja. Apakah bertempat di rumah atau di lapangan golf, sebab faktor tersebut akan menentukan keberhasilan lobi. Mengingat komunikasi itu bersifat kondisional dan situasional.
Aktivitas pelobi bervariasi sesuai dengan kepentingan kelompok bisnis yang diwakilinya. Pelobi umumnya melakukan (a) pengumpulan data dan fakta, (b) penginterpretasian langkah-langkah pemerintah, dalam hal ini memprediksi kebutuhan perusahaan, (c) interpretasi terhadap langkah-
langkah perusahaan, (d) membangun posisi (e) membuat berita, serta (e) mendukung kegiatan pemasaran.
Peran pelobi dalam dunia bisnis di Indonesia akhir-akhir ini cukup menonjol. Para mantan pejabat pemerintah umumnya dikenal sebagai anggota komisaris suatu perusahaan yang banyak melakukan lobi. Ada mantan panglima, gubernur, pejabat Pemda, menteri, anggota DPR atau pejabat Eselon 1.
Ada 2 bentuk lobi yang belakangan populer, yaitu sebagai berikut.
a. Grass-roots lobbying yang berbeda dengan lobi tradisional karena menggunakan cara tidak langsung. Para pelobi menggerakkan masyarakat para pembuat keputusan. Mereka digerakkan agar menulis surat, berbicara, menelepon, mengirim faksimile. atau membentuk kelompok yang memobilisasi dana dan membuat iklan di berbagai media masa. Aksi Grass roots lobying belakangan menonjol di Indonesia dalam peristiwa penggusuran tanah.
b. Political Action Committees yang dibentuk oleh organisasi/lembaga bisnis agar dapat duduk sebagai wakil rakyat, pejabat, pimpinan daerah, menteri, dan pimpinan organisasi profesi. Secara halus sudah banyak dilakukan di negara-negara berkembang seperti Indonesia.
#4 - Pemasok
Pemasok merupakan salah satu kelompok stakeholders eksternal yang sama pentingnya dengan kelompok yang lain.
Kelompok ini menginginkan transaksi yang memuaskan, sebab dari merekalah organisasi/lembaga bisnis memperoleh bahan baku, suku cadang, serta menyediakan perbekalan untuk produksi. Oleh karena itu, organisasi/lembaga bisnis sangat tergantung kepada para pemasok.
Ada 3 faktor yang mendasari hubungan dengan pemasok:
a. kualitas bahan baku;
b. pelayanan terhadap kebutuhan produksi;
c. harga yang wajar. Para pelaku bisnis sebelumnya berkonsultasi dengan pemasok untuk perhitungan biaya, perekayasaan, penelitian dan perencanaan.
 |
| Apa Itu Komunikasi Eksternal dalam Komunikasi Bisnis? |
Tujuan hubungan dengan pemasok:
a. membina kepentingan bersama;
b. menempatkan organisasi/lembaga bisnis sebagai mitra usaha dan bekerja sama dalam menyelesaikan masalah produksi dan persediaan;
c. mempertahankan hubungan baik dengan para pemasok melalui perlakuan yang adil dan terbuka;
d. melengkapi sarana pemasok guna memudahkan hubungan dengan staf pembelian, keuangan, kontrol kualitas, akunting, dan bagian lain yang berhubungan dengan pemasokan;
e. mengetahui sikap pemasok.
Metode komunikasi bisnis dengan pemasok meliputi komunikasi lisan dan tulisan. Melalui komunikasi lisan dilakukan wawancara pribadi, kunjungan ke kantor pemasok, rapat, pertemuan khusus, serta gelanggang terbuka. Dalam komunikasi tulisan dilakukan korespondensi, buku panduan bagi pemasok, penerbitan berkala dan iklan.
Nah, demikian sedikit penjelasan mengenai pengertian dan fungsi komunikasi internal dan eksternal dalam komunikasi binsis. Baca juga: analisis khalayak komunikasi bisnis
