Apa tujuan dan fungsi komunikasi bisnis dalam sebuah industry atau organisasi?
Aktivitas
komunikasi dalam bisnis peranannya begitu penting. Oleh karena itu, tidak
berlebihan bila komunikasi dikatakan sebagai life blood para pelaku bisnis,
baik secara individual maupun organisasional.
Hal
ini sekaligus menunjukkan bahwa komunikasi dalam bisnis amatlah penting. Oleh
karena itu, Chester Bornder (1938) dalam bukunya The Functions of Executive, menjelaskan
salah satu fungsi atau tanggung jawab seorang eksekutif selain berfungsi
menciptakan kooperasi dan memformulasikan tujuan organisasi, juga memelihara dan
mempertahankan fungsi komunikasi dalam organisasi.
 |
| Unsur, Fungsi dan Tujuan dalam Komunikasi Bisnis |
Fungsi komunikasi dalam bisnis terdiri dari, (1) fungsi informatif, (2) fungsi persuasif/motivatif, (3) fungsi kontrol, dan (4) fungsi emotif. Dalam komunikasi bisnis perlu dijalankan secara efektif, mengingat permasalahan komunikasi bisnis akan terus meningkat apalagi dalam era pasar bebas seperti sekarang ini, dikarenakan faktor, seperti:
- 1. sikap dan kebutuhan karyawan terus berubah;
- 2. pertumbuhan bisnis yang semakin mengglobal;
- 3. organisasi bisnis yang berkembang semakin
kompleks;
- 4. membanjirnya kuantitas data dan informasi;
- 5. tekanan persaingan yang semakin meningkat;
- 6. meningkatnya tuntutan masyarakat terhadap perbaikan
kualitas kehidupan;
- 7. adanya regulasi dari pemerintah dan dari organisasi perdagangan dunia (WTO).
4 Fungsi Komunikasi Bisnis
#01 - Fungsi Informatif
Dalam konteks fungsi informatif, aktivitas komunikasi yang Anda lakukan berperan memberikan informasi tentang bisnis Anda, pada saat yang mungkin bersamaan Anda juga mencari informasi tentang siapa pesaing Anda, bagaimana kondisi perusahaan dan kekuatannya pada pangsa pasar (market place).
Hal yang pasti fungsi informatif dari kegiatan komunikasi akan membawa perubahan
pada bidang (domain) kognitif
setiap pelaku komunikasi bisnis, baik pada level internal
maupun eksternal.
Selain itu, dari beberapa hasil penelitian terungkap bahwa fungsi
ini juga berperan dalam membuat pilihan-pilihan, mengurangi ketidakpastian dan merubah
keadaan.
Contoh yang sederhana yang mungkin Anda alami ketika Anda membeli celana jeans misalnya. Dari sekian merek celana jeans, mengapa Anda memilih merek Levi's dan bukan Cecep jeans.
Pilihan Anda tersebut tentu saja dilandasi berbagai alasan, boleh jadi karena merek tersebut kualitasnya terjamin walaupun harganya mahal, atau merek tersebut cukup bergengsi sehingga kalau memakainya Anda akan merasa lebih PD (percaya diri).
 |
| Mengenal Fungsi Komunikasi dan 4 Contohnya dalam Bisnis |
Begitu pula dalam sistem manajemen, fungsi ini sangat penting keberadaannya. Kita ingat salah satu
fungsi manajemen adalah pembuatan dan pengambilan keputusan. Keputusan
terbaik tidak hanya ditentukan oleh kualitas
individu pengambil keputusan, tetapi juga ditentukan oleh kualitas informasi yang dibutuhkan dalam
pengambilan keputusan.
Misalnya, dalam budgeting
decision maka dari sedemikian
banyak informasi yang sampai kepada manajer keuangan,
informasi finansial yang dibutuhkan dipilih
informasi yang paling akurat dan aktual.
Oleh karenanya dalam implementasi
kebijaksanaan keuangan, sebagai tindak lanjut dari pengambilan keputusan tersebut tidak ada lagi keraguan dan dapat
merubah keadaan menjadi lebih baik lagi. Dalam sistem manajemen fungsi informatif ini nampak lebih kentara dalam terlibat secara lebih intens,
yaitu pada manajemen
sistem informasi.
#02 - Fungsi Persuasif
Fungsi kedua dari aktivitas komunikasi bisnis adalah fungsi
persuasif atau fungsi motivatif. Dari
beberapa buku teks ternyata konsep persuasif dan motivatif pada hakikatnya memiliki konsep yang sama, yaitu getting them to do what you want to do, agar orang lain melakukan apa yang
Anda inginkan, dengan cara
mempengaruhi orang lain.
Dan bukan dengan cara memaksa (koersif)
atau memperkosa hak asasi orang lain. Biasanya cara persuasif atau motivatif ini diawali dengan menyentuh
pemuasan need (kebutuhan) orang lain (lebih jauh lagi
akan diuraikan pada Modul 4).
Dalam fungsi persuasif/motivatif ini, tujuan komunikasi diarahkan
untuk memberikan treatment agar
orang lain merubah
sikap, pendapat dan perilakunya seperti
yang diinginkan oleh komunikator.
Dalam organisasi bisnis internal, fungsi ini dijalankan untuk membangun komitmen
para pelakunya terhadap
organisasi atau lembaga tempat ia bekerja, dari mulai manajer hingga tukang sapu sehingga misi, visi, strategi, dan
taktik dapat berjalan secara efektif
dalam mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya.
Cara yang paling umum biasanya
melalui implementasi perencanaan, instruksi-instruksi,
pendisiplinan, pendelegasian wewenang dan tanggung
jawab, deskripsi tugas yang jelas, sistem penggajian, pelatihan- pelatihan.
Fungsi komunikasi bisnis persuasif/motivatif ini tentu saja perlu diterapkan dalam berkomunikasi
bisnis dengan lingkungan eksternal. Hal ini penting, misalnya bagaimana agar para pemilik modal mau
berinvestasi di perusahaan Anda.
Baca juga: Fungsi dan Tujuan Komunikasi
Para pemasok dan
distributor tetap setia melayani perusahaan Anda. Dan yang terpenting dalam strategi dan
taktik pemasaran sebagai ujung tombak perusahaan, agar konsumen tetap loyal mengonsumsi atau menggunakan produk yang Anda pasarkan.
Sebagai ilustrasi kita kembali kepada contoh celana jeans yang Anda beli. Apabila
kita berpikir secara fungsional, sebenarnya tidak masalah apa pun celana
jeans yang Anda gunakan.
Oleh karena secara fungsional celana hanyalah untuk menutup aurat, artinya kebutuhan yang paling dasar (kebutuhan
biologis) terpenuhi. Akan tetapi, apabila
merek celana disimbulkan sebagai gengsi agar Anda lebih PD maka yang disentuh adalah kebutuhan yang lebih tinggi (kebutuhan akan pengakuan) dan Anda pun tetap setia menggunakan celana bergengsi tersebut.
Kesemuanya akibat penerapan fungsi persuasif atau motivatif dalam aktivitas pemasaran. Sehubungan dengan
hal tersebut tidak mengherankan bila pada sekitar tahun tujuh puluhan
atau dua puluhan tahun yang lalu, para pelaku bisnis
di Amerika Serikat membelanjakan uangnya sekitar 30 juta dolar hanya untuk memotivasi
atau mempersuasi penonton TV, pembaca surat kabar dan pendengaran radio agar
membeli dan menggunakan barang dan jasa.
#03 - Fungsi Kontrol
Selain fungsi informatif, persuasif/motivatif, yang tidak kalah pentingnya dalam aktivitas komunikasi
bisnis adalah fungsi kontrol. Tanpa adanya
fungsi ini dalam komunikasi bisnis, operasional organisasi ini tidak dapat berjalan secara efektif.
Fungsi kontrol dalam konteks komunikasi bisnis, artinya mengkomunikasikan atau yang harus dikerjakan
atau tidak harus dikerjakan oleh
bawahan atau manajer sekali pun sesuai dengan standar kerja yang telah ditentukan, kemudian
memastikan bahwa standar
kerja tersebut telah
dilaksanakan secara optimal.
Tujuan dari fungsi kontrol ini, (a) menjamin kontinuitas
implementasi dari perencanaan, (b) membudayakan prosedur
baku, (c) menghindari kemangkiran dan penyimpangan yang tak berarti, (d) membina
disiplin kerja dan sekaligus
berfungsi (e) sebagai motivasi yang terarah. Fungsi ini dapat berjalan efektif, apabila (a) informasi
yang disampaikan jelas, akurat dan tidak mengandung ambiguitas yang berlebihan, (b) komunikasi yang dilakukan sekaligus
memperkaya skill bawahan (c) bahwa mampu menggunakan
informasi tersebut (d) membuka saluran umpan balik (feed- back loop). Melalui
umpan balik ini kita dapat mengetahui hasil penerapan kontrol terhadap
kinerja individu dalam organisasi bisnis.
Baca juga: Proses Perencanaan Kota dan Wilayah
Berkaitan dengan fungsi kontrol dalam fungsi komunikasi bisnis, Reed Sanderlin
(1982) mengemukakan tiga jenis umpan balik, yakni
(a) umpan balik
informasional, dalam melakukan kontrol informasi yang datang dari bawahan kepada atasan sangat penting
karena monitoring kepada bawahan didasarkan pada informasi ini. Sebaliknya, umpan balik dalam bentuk informasi
dari atasan kepada bawahan juga penting agar bawahan mengetahui sejauhmana efektivitas kinerja
mereka.
(b) Umpan balik korektif, umpan balik yang bersifat
evaluatif dan pertimbangan. Umpan balik ini dimaksudkan
untuk memberikan koreksi terhadap kinerja bawahan agar tidak terjadi atau menghindari sekaligus memperbaiki
kesalahan atau kekeliruan dalam
menjalankan tugasnya.
(c) Umpan balik peneguhan sebagai alat utama untuk
pencapaian kinerja optimal individu dalam organisasi bisnis, biasanya dilakukan
dengan memberikan gambaran
terhadap prestasi kerja.
Dalam aktivitas
bisnis umpan balik ini tidak hanya dilakukan secara internal tapi juga dilakukan secara eksternal, yang secara umum biasanya diadakan
melalui aktivitas Costumer
Services atau kegiatan eksternal Public
Relations.
Salah satu contoh menarik adalah Citra Pariwara yang ditayangkan
televisi swasta yang bekerja sama
dengan Persatuan Pengusaha Periklanan Indonesia (P3I). Acara tersebut semata-mata bukan hanya untuk menilai
iklan terbaik, tetapi yang lebih penting
untuk mengetahui umpan balik dari khalayak terhadap penayangan iklan di TV.
#04 - Fungsi Emotif
Fungsi terakhir aktivitas komunikasi bisnis adalah fungsi emotif.
Siapa pun yang terlibat dalam kegiatan komunikasi tidak bisa tidak akan melibatkan emosi.
Ungkapan emosi bisa disadari atau tidak disadari, hal ini dapat terlihat jelas dalam tahapan
komunikasi antarpersona. Ekspresi wajah ataupun bahasa tubuh, nada suara, bahkan perilaku, dapat menunjukkan suasana
emosi Anda ketika berkomunikasi. Kepekaan
Anda menangkap gejala
tersebut turut membantu
efektivitas komunikasi yang Anda lakukan.
Dalam kerangka kerja komunikasi bisnis fungsi emotif meningkat ke penerapan (acceptance) isi pesan karena berkaitan dengan rasa suka tidak suka, benci dan cinta, puas atau tidak puas kegembiraan dan kesedihan, menyenangkan atau kedekatan emosional lainnya.
Mengapa wanita cantik selalu ditampilkan dalam iklan? Mengapa seseorang salesman selalu berpakaian rapi dan berdasi walaupun menenteng tas besar? Mengapa iklan perumahan selalu ditampilkan dalam landscap yang asri, padahal aslinya masih gersang. Mengapa iklan susu bayi selalu menampilkan balita imut- imut? Itu semua ditampilkan untuk menyentuh dan menyenangkan emosi khalayak karena memang emosilah yang paling mudah disentuh. Seperti pepatah kuno mengatakan "sentuhlah hatinya, baru kemudian otaknya".
Kesimpulan
Dalam aktivitas komunikasi bisnis, kita tidak hanya sekadar menyampaikan pesan kepada khalayak bisnis internal maupun eksternal.
Aktivitas ini dapat digunakan untuk fungsi informatif. Suatu fungsi yang digunakan tidak hanya untuk merubah domain kognitif khalayak sebatas perubahan pengetahuan, tetapi juga memberikan pilihan-pilihan, mengurangi ketidakpastian dan merubah keadaan bisnis yang sedang Anda lakukan begitu pula dalam membuat keputusan.
Fungsi komunikasi bisnis kedua adalah fungsi persuasif atau motivatif, di mana komunikasi dapat digunakan untuk mempengaruhi orang lain melalui treatment tertentu agar orang lain bertindak seperti apa yang kita inginkan.
Fungsi ketiga adalah fungsi kontrol, mengendalikan dan mengawasi, untuk menjalankan secara efektif fungsi ini adalah dengan membuka Feed back loop atau saluran umpan balik dalam aktivitas komunikasi bisnis baik secara individual maupun secara organisasional bagi setiap individu yang terdiri dari tiga jenis yaitu, umpan balik informatif, umpan balik korektif dan umpan balik peneguhan. Fungsi keempat adalah fungsi emotif, di mana komunikasi digunakan sebagai alat ekspresi emosi yang berorientasi kepada penerimaan isi pesan yang disampaikan.
Demikian pembahasan singkat mengenai tujuan dan fungsi komunikasi bisnis. Yuk baca juga: Komunikasi Internal dalam Komunikasi Bisnis
