Apa itu Komunikasi Bisnis?
Mengutip penjelasan pakar komunikasi bisnis. Rosenblatt, et al., (1977: 3) mendefinisikan komunikasi bisnis adalah komunikasi sebagai “pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi dan sebagainya yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal-sinyal untuk mencapai tujuan organisasi”.
 |
| Dasar-dasar Komunikasi Bisnis: Pengertian, Ruang Lingkup dan Prinsip Komunikasi Bisnis |
Dalam definisi komunikasi bisnis tersebut, bila kita perhatikan secara seksama, mengandung 6 unsur pokok komunikasi bisnis, yaitu
(1) bertujuan, berarti komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan pencapaian tujuan organisasi/lembaga. Bisa saja tujuan komunikasi tersebut bersifat formal atau informal, tapi tidak bersifat sosial kecuali yang sejalan dengan tujuan utama organisasi/lembaga,
(2) pertukaran, kegiatan ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan,
(3) gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam bergantung tujuan, situasi dan kondisinya,
(4) saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka atau melalui siaran televisi yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan,
(5) simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti untuk menyampaikan atau mempertukarkan pesan. Simbol bisa bersifat positif atau abstrak; sinyal bisa berbentuk verbal atau nonverbal. Tapi yang terpenting adalah bagaimana pesan yang disampaikan bisa dimengerti dengan baik,
(6) pencapaian tujuan organisasi.
Kita akan memperhatikan pada butir 6, yaitu pencapaian tujuan organisasi. Kita tentu tahu bahwa setiap organisasi, apa pun bentuknya, pasti didirikan dengan maksud dan tujuan tertentu yang biasanya dikemukakan dalam anggaran dasar/anggaran rumah tangga (AD/ART) organisasi tersebut.
Baca juga: Mengapa Kita Perlu Mempelajari Organisasi dan Manajemen?
Bisa juga dilihat dalam visi dan misi organisasi tersebut. Begitu juga halnya dengan organisasi bisnis, tentu akan memiliki tujuan tertentu. Misalnya organisasi bisnis didirikan dengan tujuan memberikan keuntungan bagi pemegang saham dan menyediakan lapangan kerja bagi masyarakat.
Biasanya tujuan organisasi bisnis dikategorikan menjadi (a) tujuan produktif dan (b) tujuan memelihara.
Dengan demikian, dalam komunikasi bisnis, selain kita memperhatikan tujuan yang hendak dicapai organisasi juga harus memperhatikan tujuan komunikasi yang akan kita lakukan.
Kita sudah membahas tujuan komunikasi pada artikel sebelumnya. Kita ambil saja rumusan tujuan komunikasi yang paling populer yaitu (a) menginformasikan, (b) mendidik, (c) menghibur, dan (d) mempengaruhi.
Dalam komunikasi bisnis, tujuan komunikasi tersebut tentu saja merupakan bagian dari upaya mencapai tujuan organisasi bisnis.
Proses Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis adalah jenis komunikasi yang bisa berlangsung di antara sesama karyawan/staf satu organisasi bisa juga dengan orang lain yang berada di luar organisasinya. Bila komunikasinya merupakan perintah pada bawahan tentu komunikasi itu berlangsung di lingkungan organisasi.
Namun bila ada pemberitahuan kepada masyarakat luas, tentu komunikasinya berlangsung dengan orang yang berada di luar organisasinya.
Komunikasi bisnis adalah jenis komunikasi yang juga bisa terjadi antara satu organisasi dengan organisasi lainnya.
Satu perusahaan mengirimkan surat pada perusahaan pemasoknya, misalnya, merupakan contoh komunikasi yang berlangsung antara satu organisasi dengan organisasi lainnya. Untuk lebih jelasnya, kita lihat Gambar 1.6. berikut:
Gambar 1.6. menunjukkan, dalam Organisasi X, Y dan Z masing-masing ada komunikasi. Komunikasi antara direksi, para manajer, dan staf/karyawan.
Komunikasi tersebut bisa bertujuan memberikan informasi atau upaya mempengaruhi semangat kerja karyawan. Intinya, pada setiap organisasi akan ada komunikasi. Di samping itu, kita juga melihat ada komunikasi di antara Organisasi X dengan Organisasi Y dan Z. Di samping ada komunikasi antara Organisasi X dengan masyarakat/publik A dan B.
Tujuan dan Manfaat Komunikasi Bisnis
Setelah kita mengetahui pengertian komunikasi bisnis dan “peta” komunikasi bisnis satu organisasi, kini pertanyaan kita adalah:
Untuk apa atau mengapa berlangsung komunikasi bisnis?
Jawaban pertanyaan tersebut sesungguhnya menunjukkan arti penting komunikasi bisnis dalam kehidupan organisasi bisnis. Dalam pandangan pakar komunikasi bisnis, keterampilan berkomunikasi merupakan keterampilan yang penting dimiliki oleh orang-orang yang berada pada satu organisasi.
Mengapa? Karena para pekerjaorganisasi akan termotivasi dan giat bekerja untuk organisasinya bila di dalam organisasi tersebut para pekerja merasakan adanya arus komunikasi yang terorganisasikan dengan baik.
Di samping itu, ada sejumlah kegiatan dalam organisasi bisnis yang tidak bisa tidak akan melibatkan kegiatan komunikasi. Kita mulai dari proses rekruitmen karyawan.
Tentu satu organisasi akan mengkomunikasikan kebutuhan akan tenaga kerja sehingga kebutuhan organisasi itu diketahui orang lain atau organisasi lain.
Setelah karyawan tersebut direkrut menjadi staf di satu organisasi tentu akan ada proses pelatihan yang diikutinya. Lagi-lagi di sini kita menemukan proses komunikasi dalam pelatihan karyawan itu. Lalu setelah karyawan tersebut menjadi staf, maka akan menjalankan tugas atau pekerjaan tertentu di samping akan berhubungan juga dengan karyawan lainnya.
Dalam berhubungan dengan karyawan lain, tentu akan berlangsung juga komunikasi. Dalam pelaksanaan pekerjaan tentu akan juga dilakukan komunikasi. Misalnya, satu saat dia akan menulis laporan pada atasannya atau melakukan presentasi di hadapan kliennya.
Komunikasi seperti apa yang diharapkan dilakukan? Tentu saja komunikasi yang efektif. Komunikasi yang memungkinkan tercapainya tujuan organisasi.
Dalam prosesnya, komunikasi yang dilakukan itu bisa saja tujuannya menginformasikan, mendidik, menghibur atau mempengaruhi. Manakala si karyawan tadi menjelaskan produk yang dihasilkan organisasinya dia sedang melakukan komunikasi yang tujuannya menginformasikan.
Saat si karyawan mendapatkan penjelasan dari atasannya bagaimana perilaku yang diharapkan organisasi maka tujuan komunikasi itu adalah mendidik. Saat si karyawan bersama karyawan lain menikmati makan siang sambil bertukar cerita lucu, maka tujuan komunikasinya adalah menghibur. Namun saat si karyawan berusaha mempengaruhi pengambilan keputusan kliennya agar menggunakan produk organisasinya maka komunikasinya jelas bertujuan mempengaruhi.
Jenis dan Bentuk Komunikasi Bisnis
Ada pun bentuk komunikasi bisnis yang dilangsungkan pada umumnya bisa dikategorikan seperti berikut ini. Berikut adalah jenis-jenis komunikasi bisnis dan penjelasannya:
1. Komunikasi dari atasan pada bawahan (downward communications) yang merupakan penyampaian pesan dari orang yang dalam hierarki organisasi lebih tinggi pada orang yang menjadi bawahannya. Biasanya komunikasi seperti ini bersifat instruksi atau perintah.
2. Komunikasi dari bawahan pada atasan (upward communications) yang merupakan kebalikan dari komunikasi pada butir a. Di sini orang yang lebih rendah posisinya dalam hierarki organisasi menyampaikan gagasan atau umpan-balik pada atasannya. Biasanya berupa usulan, saran atau masukan. Pada beberapa organisasi, dengan pendekatan manajemen partisipatif, banyak pimpinan mendapatkan gagasan yang baik dari bawahannya melalui komunikasi seperti ini.
3. Komunikasi pada sesama (sideways communications) yang merupakan proses komunikasi yang berlangsung di antara orang yang sama kedudukannya dalam hierarki organisasi seperti komunikasi di antara sesama manajer, sesama supervisor atau sesama karyawan. Komunikasi seperti ini biasanya berlangsung dalam bentuk koordinasi misalnya antara bagian keuangan dengan bagian SDM.
4. Komunikasi multisaluran (multichannel communications) yang merupakan komunikasi yang berlangsung dengan menggunakan berbagai saluran di antara orang dari berbagai jenjang jabatan. Dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi maka saluran komunikasi menjadi begitu beragam. Bukan hanya dalam bentuk tertulis seperti nota atau memo dan telepon tapi juga bisa dalam bentuk video-conference, memanfaatkan fasilitas messenger atau berkirim SMS.
Kegiatan Komunikasi Bisnis
Sedangkan kegiatan komunikasinya sendiri dapat dilakukan dalam wujud kegiatan seperti:
1. Briefing, yang memungkinkan berlangsung komunikasi antara ketua tim atau para manajer dengan para stafnya. Pada banyak organisasi, briefing ini dilakukan setiap hari atau seminggu sekali.
2. Rapat, yang dilakukan untuk berkomunikasi dengan suasana yang relatif formal.
3. Komunikasi tatap-muka, yang bisa menjadi ruang untuk terjadinya pertukaran gagasan dan informasi secara santai dan informasi.
Tentu saja, apa atau bagaimana bentuk dan wujud kegiatan komunikasi yang hendak dipilih akan disesuaikan dengan tujuan komunikasinya.
Komunikasi bukan hanya berdimensi isi-pesan/informasi namun juga berdimensi relasi maka kegiatan komunikasi bisnis pun tak bisa hanya berdimensi tunggal misalnya isi-pesan saja atau relasi saja. Komunikasi manusia akan memerlukan keduanya.
Dalam suasana yang informal, komunikasi tatap-muka yang memungkinkan terjadinya pertukaran informasi (dimensi isi) sambil mengeratkan keakraban (dimensi relasi) bisa menjadi pilihan komunikasi bisnis.
Namun ada kalanya kita lebih menekankan pada dimensi informasi seperti yang dilakukan melalui rapat sebagai salah satu bentuk komunikasi bisnis.
Namun adakalanya juga lebih menekankan dimensi relasinya, seperti percakapan yang dilakukan sambil bermain tenis atau menyelenggarakan acara coffee morning.
Ruang Lingkup Komunikasi Bisnis
Sesungguhnya, sepintas kita sudah menguraikan ruang lingkup komunikasi bisnis saat mempelajari “peta” komunikasi organisasi.
Namun, kita sekarang akan lebih dalam mempelajari ruang lingkup komunikasi bisnis setelah kita memahami konsep dasar komunikasi dan pengertian komunikasi bisnis.
Pada dasarnya, ruang lingkup komunikasi bisnis di sini, menunjuk pada lingkungan-lingkungan organisasi bisnis.
 |
| Mengenal Ruang lingkup, Fungsi dan Tujuan Komunikasi Bisnis |
Dalam lingkungan tersebut ada sejumlah pihak yang berkepentingan (stakeholder) yang mempengaruhi organisasi secara keseluruhan. Seperti dalam “peta” komunikasi organisasi tadi, komunikasi itu dilakukan pada lingkungan internal organisasi dan lingkungan eksternal organisasi.
Pada lingkungan internal, organisasi tentunya memiliki stakeholder internal seperti para manajer dan karyawan. Pada lingkungan eksternal, organisasi memiliki stakeholder eksternal seperti para pelanggannya atau organisasi/perusahaan lain seperti perusahaan distributor dan pemasok.
Inilah lingkungan eksternal yang masih berada dalam lingkungan tugas (task) organisasi. Namun ada juga lingkungan paling luar yang mempengaruhi organisasi seperti perkembangan teknologi, perubahan politik, dan kondisi sosial ekonomi.
Baca juga: Pengertian Komunikasi Bisnis: Definisi, Jenis dan Manfaatnya
Ringkasnya, ruang lingkup di sini menunjukkan lingkungan yang menjadi sasaran komunikasi yang dilakukan atau menjadi komunikan dari komunikasi bisnis yang dilakukan organisasi. Kita perhatikan gambar berikut yang menunjukkan lingkungan komunikasi bisnis satu organisasi:
Sekarang, pembahasannya kita mulai dari bagian tengah Gambar 1.7. Pertama, lingkungan internal organisasi atau biasa disebut juga stakeholder internal yang digambarkan dengan kotak yang berada di tengah gambar.
Kegiatan bisnis mesti mencapai keseimbangan dalam dirinya sendiri dengan cara membangun komunikasi dan relasi yang harmonis antara pemilik, manajemen dan karyawan. Kedua, lingkungan eksternal organisasi atau biasa dinamakan stakeholder eksternal.
Pada lingkungan ini ada dua bagian, yakni lingkungan eksternal yang berpengaruh langsung pada kegiatan organisasi dan kedua lingkungan yang secara langsung atau tidak mempengaruhi kegiatan organisasi bisnis.
Lingkungan eksternal yang berpengaruh langsung itu dinamakan demikian karena lingkungan tersebut berada dalam lingkungan tugas organisasi, sehingga perubahan pada lingkungan itu akan berpengaruh langsung pada organisasi.
Sedangkan lingkungan eksternal yang satunya lagi, pengaruhnya boleh dikatakan tidak langsung pada organisasi meski sangat mungkin akan dirasakan juga oleh organisasi.
Setelah satu organisasi membangun komunikasi dan relasi yang harmonis dengan lingkungan internalnya, barulah membangun keseimbangan dengan lingkungan terdekatnya yakni pelanggan, pemasok, distributor, kompetitor dan pemerintah/lembaga regulator guna mendapatkan dan memelihara tingkat pencapaian laba.
Selain itu, faktor-faktor sosial, politik, ekonomi dan teknologi harus diperhitungkan untuk menghindari kegagalan dalam mencapai tujuan organisasi/lembaga.
Penting dikemukakan di sini, meski regulator pada umumnya disamakan dengan pemerintah, namun dalam praktik mutakhir regulator tidak selalu pemerintah, melainkan merupakan lembaga tersendiri yang di dalamnya duduk pihak-pihak yang berkepentingan yang mewakili dunia usaha, pemerintah dan masyarakat.
Dalam bisnis telekomunikasi di Indonesia, misalnya, ada lembaga regulator tersendiri. Begitu juga halnya dengan industri perminyakan kita, ada regulator sendiri yang mengatur kegiatan bisnis pertambangan. Regulator independen tersebut pada umumnya berbentuk komisi seperti Komisi Penyiaran Indonesia yang menjadi regulator industri penyiaran di Indonesia.
Dengan demikian, ruang lingkup komunikasi bisnis satu organisasi adalah komunikasi dengan lingkungan internalnya dan komunikasi dengan lingkungan eksternalnya.
Komunikasi dengan lingkungan internal, bentuk dan kegiatannya sudah kita bahas contoh-contohnya saat membahas pengertian komunikasi bisnis.
Memahami variabel-variabel komunikasi bisnis menurut Rosenblatt!
Manakala membahas variabel-variabel komunikasi, termasuk komunikasi bisnis, orang biasanya mengacu pada model komunikasi klasik yang dikembangkan Harold D. Laswell yang sudah kita pelajari sebelumnya.
Variabel-variabel tersebut dirumuskan dalam apa yang dinamakan Model atau Formula Laswell yang menyatakan: Who, say what, to whom, through which channel and with what effect?
Tentunya kita masih ingat, karena pernah kita dalami saat kita mempelajari konsep dasar komunikasi. Namun penerapan formula ini untuk komunikasi bisnis memerlukan sedikit modifikasi, seperti yang dilakukan Rosenblatt, et al. (1977: 16).
Rosenblatt menguraikan variabel-variabel komunikasi bisnis dengan memberi tambahan variabel yaitu variabel konteks sebagai berikut.
Variabel-variabel Komunikasi Bisnis Menurut Rosenblatt
#01` - Variabel Sumber/Komunikator
Sumber atau komunikator merupakan variabel penting dalam komunikasi bisnis, karena merupakan pihak pertama yang mendorong terjadinya komunikasi atau merupakan pihak yang mengambil inisiatif mendorong terjadinya proses komunikasi.
Di samping itu, penerimaan atau penolakan pesan komunikasi sering kali terkait dengan penilaian suka-tidak suka, percaya-tidak percaya atau respek-tidak respek penerima atau komunikan terhadap komunikator. Selain itu, “status” dan “kekuatan/kekuasaan” (power) yang ada pada komunikator pun berpengaruh pada penerimaan pesan oleh komunikan.
Sekedar contoh yang ekstrem, bayangkan bagaimana reaksi kita bila seorang satpam sebuah bank menyatakan bisa meluluskan permohonan kredit yang kita ajukan pada bank. Padahal ajuan kreditnya mencapai lebih dari Rp5 miliar! Tentu reaksi kita akan berbeda, bila pernyataan itu datangnya dari pimpinan bagian kredit dari bank itu.
Reaksi atau respons yang Anda berikan saat menerima pesan, sesungguhnya dipengaruhi kredibilitas komunikator/sumber. Kredibilitas terkait dengan seberapa besar tingkat kepercayaan kita pada komunikator. Kredibilitas biasanya dinilai melalui:
(1) expertness/keahlian atau kompetensi (competence). Seorang satpam tentunya tidak kompeten meluluskan permohonan kredit, meskipun dia satpam di sebuah bank yang cukup termasyhur dan bonafide, sedangkan staf atau pimpinan bagian kredit memiliki kewenangan meluluskan ajuan kredit;
(2) dapat dipercaya (truthwortiness)/aman (safety). Kembali kepada contoh satpam tadi, tentu tidak dapat dipercaya ada bank yang memberi kewenangan pada satpamnya memeriksa dan meluluskan ajuan kredit bernilai miliaran rupiah pada nasabahnya. Bahkan mungkin malah akan muncul pertanyaan pada diri kita, bank macam apa memberi kewenangan seperti itu pada satpamnya;
(3) dina-misme (dynamism) yang memunculkan sifat-sifat seperti agresif, empatik, tegas, aktif dan energetik. Tentu, satpam yang menjadi contoh kita, belum tentu memiliki sifat-sifat dinamisme dalam artian memperjuangkan pencapaian tujuan organisasi/lembaga bisnis.
Baca juga: Ruang Lingkup Komunikasi Bisnis
Dalam organisasi bisnis, status dan kekuasaan terkait dengan posisi jabatan. Makin tinggi jabatan dalam hierarki jabatan pada satu organisasi makin tinggi juga status dan kekuasaannya.
Dengan kekuasaan yang besar maka daya kontrolnya juga akan makin besar dan tanggung jawabnya juga besar. Dengan jabatan sebagai satpam, dalam contoh kita tadi, tentunya ruang kekuasaan dan kewenangannya berbeda dengan kepala bagian kredit.
Kredibilitas sumber/komunikator dapat bersifat individual dapat pula bersifat institusional. Individu dengan status dan kekuasaan/kewenangan tinggi lebih memiliki kredibilitas dibandingkan dengan individu yang status dan kekuasaan/kewenangannya rendah. Kita juga mengenal ada orang-orang yang dipandang memiliki kredibilitas dalam bidang tertentu.
Misalnya Prof. Dr. Otto Soemarwotto untuk bidang lingkungan hidup atau Prof. Dr. J.A. Katili untuk bidang geologi. Pada tingkat institusi, kita juga mengenal lembaga-lembaga tertentu yang memiliki kredibilitas. Informasi mengenai bahan bakar minyak (BBM) lebih meyakinkan bila datang dari Pertamina dibandingkan dari PT Kereta Api Indonesia (PT KAI), meskipun PT KAI merupakan salah satu BUMN yang juga merupakan konsumen BBM. Tapi sebaliknya, informasi tentang perkeretaapian akan lebih tinggi kredibilitas bila bersumber dari PT KAI dibandingkan Pertamina, meski bisa saja staf Pertamina pun melakukan perjalanan dengan kereta api.
#02 - Variabel Pesan
Pesan, seperti yang sudah kita bahas, dapat diartikan sebagai sesuatu yang berupa pengetahuan, gagasan, pendapat, informasi, atau instruksi yang disampaikan komunikator kepada orang lain, atau dari satu lembaga kepada lembaga lain, dari satu orang kepada lembaga lain.
Pesan ini dapat disampaikan secara personal atau impersonal dengan menggunakan simbol atau sinyal tertentu. Pesan yang menggunakan kata-kata dinamakan pesan verbal dan pesan yang disampaikan dengan tidak menggunakan kata-kata seperti menggunakan bahasa tubuh dinamakan pesan nonverbal.
Dalam praktik komunikasi bisnis, dikembangkan berbagai teknik penyusunan pesan. Pada intinya teknik-teknik yang dikembangkan itu dimaksudkan agar komunikasi yang kita lakukan bisa berjalan dengan efektif.
Di samping itu, agar pesan yang disampaikan bisa mencapai tujuan komunikasi dan tujuan organisasi.
Untuk sementara ini, kita baru sampai pada dua kategori besar pesan yaitu pesan verbal dan pesan nonverbal. Dalam praktik komunikasi, kedua kategori pesan ini sesungguhnya bisa kita gunakan secara bersama-sama.
Misalnya, saat Anda menulis surat dengan menggunakan surat berlogo perusahaan Anda, pesan verbal dan pesan nonverbal Anda sampaikan. Isi suratnya merupakan pesan verbal. Namun jenis kertas surat, warna logo perusahaan, atau penempatan logo perusahaan dalam kop surat merupakan pesan nonverbal.
Semua itu berpengaruh pada cara komunikan menafsirkan pesan yang Anda sampaikan sekaligus citra perusahaan/organisasi bisnis Anda.
#03 - Variabel Penerima/Komunikan
Komunikan atau penerima merupakan salah satu komponen komunikasi yang penting untuk kita cermati. Karena komunikan, akan menentukan bagaimana cara kita berkomunikasi.
Misalnya, perhatikan saja saat orang mengajak berbicara dengan seorang bayi akan mencadel-cadelkan ucapannya. Namun orang yang sama akan berbicara dengan cara yang berbeda saat berbicara dengan temannya.
Hal tersebut menunjukkan, saat melakukan komunikasi, seorang komunikator akan memperhatikan dan memperhitungkan siapa komunikannya. Karena itu, dalam kajian komunikasi kita mengenal istilah analisis khalayak yang merupakan kajian untuk mengetahui profil khalayak sehingga bisa ditemukan cara berkomunikasi yang paling tepat dengan khalayak tersebut.
Dalam komunikasi bisnis, publik yang menjadi komunikan tentu sangat beragam. Ada banyak stakeholder, seperti karyawan, manajer, pemegang saham, distributor, mitra bisnis, pemasok, konsumen, serikat pekerja, dan pemerintah yang tentunya memiliki karakteristik yang berbeda.
Karakteristik komunikan itu bisa dirumuskan dengan berbagai cara. Ada yang merumuskannya dengan menggunakan pendekatan demografis seperti dengan menggambarkan komunikan berdasarkan profil status ekonomi dan sosial (SES).
Ada juga yang menggunakan pendekatan psikologis, seperti menyusun profil khalayak berdasarkan kebutuhan yang biasanya mengacu pada teori kebutuhan Maslow yang tentunya sudah Anda pelajari pada mata kuliah lain. Ada juga yang menggunakan pendekatan gaya hidup sehingga kita mengenal analisis nilai dan gaya hidup.
#04 - Variabel Konteks
Variabel komunikasi bisnis berikutnya adalah variable konteks. Saat mempelajari proses komunikasi, kita tahu bahwa komunikasi itu berlangsung dalam konteks tertentu. Konteks komunikasi itu, bisa bersifat alamiah dan bisa juga memang sengaja diciptakan. Konteks komunikasi yang alamiah adalah situasi komunikasi yang tidak kita ciptakan suasananya sehingga merupakan suasana keseharian yang wajar.
Sedangkan konteks yang kita ciptakan adalah suasana yang sengaja kita buat. Konteks komunikasi yang sengaja diciptakan misalnya acara business lunch, permainan golf, coffee morning atau menyelenggarakan rapat di kawasan wisata. Sedangkan konteks yang alamiah, misalnya komunikasi yang berlangsung di ruangan kantor atau perbincangan di ruang rapat.
Apa yang dikemukakan di atas menunjukkan pentingnya variabel konteks dalam kegiatan dan proses komunikasi bisnis, mengingat konteks komunikasi berpengaruh terhadap keberhasilan komunikasi bisnis. Dalam konteks yang formal, kegiatan komunikasinya mungkin terkendala oleh waktu dan pembicaraan yang formal. Tapi dalam suasana makan siang, tentu kekakuan sudah mencair dan situasi seperti ini sangat menunjang untuk melakukan komunikasi.
Adolf Hitler, misalnya, termasuk orang yang menyadari pentingnya konteks dalam komunikasi sehingga dia menyatakan, bila Anda ingin menguasai khalayak dalam sebuah rapat umum, adakanlah rapat itu pada malam hari. Ini bisa dimaklumi, pada malam hari kondisi fisik dan kejiwaan hadirin sudah letih sehingga gagasan yang kita sampaikan menjadi lebih mudah diterima. Konteks yang dimanfaatkan oleh Hitler tadi adalah konteks psikologis dan fisikal.
Masih berkaitan dengan konteks komunikasi ini adalah iklim komunikasi (communication climate). Apa yang dimaksud dengan iklim komunikasi? Secara sederhana, iklim komunikasi adalah suasana komunikatif yang berkembang pada satu organisasi. Karena berkembang pada satu organisasi, maka iklim komunikasi ini akan sangat bergantung pada gaya manajemen yang dijalankan pada organisasi tersebut.
Ada 4 gaya manajemen yang berpengaruh terhadap iklim komunikasi. Pertama, gaya direktif, yang merupakan gaya manajemen yang menuntut karyawan melakukan apa yang dikatakan manajer.
Akibatnya arus informasi hanya dari atas ke bawah, sehingga manajemen memiliki informasi terbatas dari bawahannya dan membuat arus informasi antarbagian manajemen terbatas. Kita sudah mempelajari downward communications ini pada kegiatan belajar sebelumnya. Kedua, gaya pelatih, yang membuat manajer menjalankan peran seperti dalam gaya direktif namun manajemen memandang bawahan sebagai anggota tim. Komunikasi berlangsung dua arah, dari atas ke bawah dan sebaliknya.
Manajemen menjelaskan secara rasional keputusan yang diambilnya dan mendengarkan ide dari bawahan. Ini merupakan komunikasi dua arah yang sering disebut sebagai bentuk komunikasi yang demokratis.
Baca juga: Fungsi dan Tujuan Komunikasi Manusia
Ketiga, gaya suportif, para manajer menganggap bawahan memiliki kemampuan dan keterampilan serta memiliki motivasi untuk bekerja sebaik-baiknya. Manajemen hanya menetapkan tujuan, bawahan bekerja untuk mencapai tujuan itu. Dengan demikian, arus informasi berjalan dua arah.
Sedangkan Di lingkungan bawahan sendiri terbentuk saluran komunikasi informal, atau apa yang sudah kita pelajari pada Kegiatan Belajar 1 dengan istilah sideways communications. Keempat, gaya pendelegasian, para manajer membiarkan bawahannya untuk “memperlihatkan kemampuannya”.
Manajer memberi arahan umum, dan mendelegasikan kewenangan pada bawahannya. Karena para bawahan terlibat langsung dalam menentukan apa yang harus dilakukannya untuk mencapai tujuan, maka rasa tanggung jawab akan muncul. Gaya ini mungkin akan membuat para manajer terisolasi dan kehilangan kontrol atas operasi organisasi.
Dengan demikian, kita bisa melihat konteks alamiah dari proses komunikasi yang berlangsung dalam satu organisasi.
Gaya direktif membuat iklim komunikasi menjadi bernuansa otoriter dan memberlakukan karyawan seperti robot.
Gaya suprotif membuat komunikasi berkembang di tengah organisasi, yang bisa juga mendorong berkembangnya saluran-saluran komunikasi informal yang produktif.
Pada gaya direktif, iklim komunikasinya memang memungkinkan juga munculnya saluran komunikasi informal. Namun pada gaya direktif saluran komunikasi informal itu hanya akan menjadi arena penyebaran gosip atau desas-desus. Karena dalam komunikasi ada ungkapan, bila saluran komunikasi formal tersumbat maka pesan akan mengalir melalui saluran bawah tanah.
Namun yang terpenting dalam variabel konteks ini, kita hendaknya mencermati konteks komunikasi sehingga bisa mengembangkan komunikasi bisnis yang efektif.
Konteks harus kita perhatikan, karena setiap tindak komunikasi akan berlangsung dalam konteks tertentu yang mempengaruhi keberhasilan komunikasi yang dilakukan. Kita akan memerlukan gaya komunikasi yang berbeda untuk konteks komunikasi yang berbeda.
Pada suasana formal gaya bicara kita berbeda dengan komunikasi pada suasana informal. Begitu juga komunikasi tertulis dalam bentuk memo yang kurang formal akan berbeda dengan komunikasi tertulis dalam bentuk surat keputusan yang bersifat formal.
#05 - Variabel Saluran
Komunikasi yang dilakukan manusia pasti menggunakan saluran komunikasi tertentu. Ada saluran yang diperlukan untuk berkomunikasi dengan massa atau banyak orang yang dinamakan media massa. Tapi ada juga saluran yang dipergunakan untuk pembicaraan di antara dua orang seperti telepon.
Lantas, bagaimana kalau percakapan tatap-muka di antara dua orang? Saluran apa yang dipergunakan? Menurut ahli komunikasi, suara yang dipergunakan dalam percakapan itu bisa terdengar lawan komunikasi karena merambat melalui udara sehingga udara itulah yang menjadi saluran komunikasi kita.
Pilihan saluran mana yang akan dipergunakan akan ditentukan oleh banyak hal. Dua di antaranya adalah variabel pesan dan variabel penerima.
Bila penerima pesan berjumlah besar dan tidak berdiam di satu tempat yang sama, tentu saluran media massa yang akan kita pilih. Namun bila pesannya bersifat pribadi, tentu kita akan lebih memilih penggunaan telepon atau surat. Sejalan dengan perkembangan teknologi komunikasi, kini tersedia beragam saluran komunikasi. Satu di antaranya yang cukup populer adalah internet yang mengintegrasikan saluran-saluran komunikasi yang tadinya terpisah yaitu komputer, media massa dan telekomunikasi yang memungkinkan penyampaian pesan secara audio-visual dan interaktif.
#06 - Variabel Efek
Suatu saat, setelah membaca iklan lowongan kerja di koran, seorang penganggur menyatakan dalam hatinya, “Mungkin ini lowongan kerja yang sesuai dengan kualifikasi yang saya miliki.” Lantas, si penganggur itu pun mengembangkan harapan. Dia merasa yakin akan diterima di perusahaan tersebut.
Lalu mulai membayangkan apa yang akan dikerjakannya nanti setelah menjadi karyawan. Itulah contoh efek komunikasi.
Ada perubahan pengetahuan pada diri komunikan, yakni dari tidak tahu menjadi tahu ada lowongan pekerjaan. Kemudian ada perubahan sikap, dengan menyatakan kualifikasinya sesuai dengan kebutuhan yang dinyatakan dalam iklan itu. Akhirnya ada perubahan perilaku, dengan mengirimkan surat lamaran.
Begitu juga halnya dengan komunikasi bisnis yang memang dirancang untuk menciptakan, mengubah atau memperkokoh perilaku, sikap, informasi tentang bisnis kita. Bisa juga komunikasi itu dirancang untuk membangun dan memperkokoh citra positif organisasi bisnis seperti yang kita harapkan.
Ringkasnya, kita mengharapkan terjadi sesuatu pada diri komunikan atau khalayak setelah kita melakukan komunikasi bisnis. “Sesuatu” yang terjadi itu tentu merupakan apa yang kita inginkan yang sejalan dengan tujuan organisasi bisnis.
Dalam komunikasi bisnis, “sesuatu” yang terjadi setelah proses komunikasi itu cukup beragam. Mulai dari kesediaan menerima, rasa suka/tidak suka terhadap organisasi atau produk sampai para stakeholder merasa nyaman dengan keberadaan perusahaan dan produknya.
Namun, sekali lagi, apa yang kita harapkan setelah proses komunikasi bisnis itu akan mengacu pada tujuan organisasi mengingat komunikasi bisnis merupakan salah satu fungsi manajemen satu organisasi.
Variabel-variabel komunikasi bisnis di atas, merupakan variabel-variabel yang perlu kita perhitungkan saat kita menyusun rencana komunikasi (bisnis). Dalam rencana komunikasi, variabel-variabel tersebut kita pertimbangkan dengan baik. Kita harus menyadari bahwa kegiatan komunikasi bisnis itu kita lakukan agar memiliki dampak, bukan sekedar kegiatan yang dilakukan untuk bisa berjalan saja. Dengan perencanaan yang baik, efektivitas komunikasi bisa lebih terjamin.
Prinsip-prinsip Komunikasi Bisnis ada apa saja ya? Yuk kita simak!
Komunikasi merupakan salah satu fungsi manajemen organisasi bisnis. Oleh karena itu, komunikasi akan ada dan tetap berlangsung dalam satu organisasi sepanjang organisasi tersebut ada.
Di sinilah letak arti penting membuat perencanaan komunikasi bisnis agar komunikasi bisnis yang dilakukan bisa berjalan secara efektif.
.jpg "Prinsip-Prinsip Komunikasi Bisnis, Teori Murphy dan Hildebrandt") |
| Prinsip-Prinsip Komunikasi Bisnis, Teori Murphy dan Hildebrandt |
Sekarang kita mempelajari prinsip komunikasi bisnis. Murphy dan Hildebrandt (1991: 78), merumuskan ada 7 prinsip yang harus dipegang saat melakukan komunikasi bisnis. Ketujuh prinsip komunikasi bisnis tersebut dirangkum dalam akronim 7C. Prinsip tersebut adalah:
Baca juga: Otonomi Daerah dan Prinsip Good and Clean Governance
Prinsip-Prinsip Komunikasi Bisnis Murphy dan Hildebrandt
1. Completness, yang berarti kita harus mengupayakan untuk bisa memberikan informasi selengkap mungkin kepada pihak yang membutuhkan. Karena informasi yang lengkap bisa membangun kepercayaan dan kepastian pada diri penerima informasi.
Orang biasanya mencari informasi karena dirinya sedang menghadapi ketidakpastian, adanya informasi yang lengkap akan membuat orang merasa memperoleh kepastian. Di samping itu, informasi yang tidak lengkap sering kali menimbulkan pertanyaan dan membuat komunikasi tidak efektif.
2. Conciseness, yang berarti komunikasi dikemas dengan menggunakan kata-kata jelas, singkat dan padat. Informasi utuh yang dikemukakan di atas harus disampaikan dalam kemasan yang jelas, singkat dan padat.
Dengan demikian, orang menjadi mudah memahami apa yang kita komunikasikan. Tidak perlu mengernyitkan dahi untuk bisa memahami apa maksud informasi yang disampaikan.
3. Concretness, yang berarti pesan yang dikomunikasikan itu disusun secara spesifik dan konkret, bukan abstrak. Sering kita memperoleh informasi yang abstrak seperti tercermin dalam kalimat “perbaikan derajat kehidupan” atau “meningkatkan mutu”.
Sebenarnya kalimat tersebut bisa kita buat konkret. Perbaikan derajat kehidupan misalnya bisa kita buat konkret dengan kalimat “peningkatan penghasilan”, “peningkatan taraf pendidikan” atau “peningkatan kesehatan”.
4. Consideration, yang berarti pesan yang disampaikan mesti mempertimbangkan situasi penerima/komunikan. Kita sudah mempelajari variabel penerima tadi. Dalam menyampaikan informasi bisnis, penting bagi kita untuk mengetahui siapa komunikan atau penerima informasi itu. Kita pertimbangkan dengan baik siapa atau di mana komunikan kita.
5. Clarity, yang berarti pesan yang dikomunikasikan disusun dalam kalimat yang mudah dipahami komunikan. Ini akan terkait dengan prinsip komunikasi sebagai proses berbagi. Informasi yang kita sampaikan mesti
berorientasi pada penerima, sehingga kita membuat informasi itu sejelas mungkin sehingga bisa dipahami penerima. Informasi yang disampaikan sama sekali bukan untuk menunjukkan kecerdasan atau taraf pendidikan komunikatornya sehingga dipilih kata-kata yang menunjukkan taraf pendidikan komunikatornya dengan banyak menggunakan istilah atau jargon yang membingungkan penerima.
6. Courtesy, yang berarti sopan santun dan tata krama merupakan hal yang penting dalam berkomunikasi yang merupakan bentuk penghargaan kepada komunikan.
Kesantunan merupakan bagian penting dari komunikasi. Dengan kesantunan orang akan menaruh penghargaan dan simpati pada diri kita. Kesantunan berbahasa, kesantunan sikap dan kesantunan perilaku merupakan bagian penting dan melekat pada tindakan komunikasi manusia.
7. Correctness, yang berarti pesan yang dikomunikasikan dibuat secara cermat. Untuk pesan tertulis misalnya dibuat dengan memperhatikan tata bahasa dan untuk pesan lisan disampaikan dengan memperhatikan komunikan.
Kecermatan dan ketelitian akan membuat kita bisa mendeteksi sejak dini bila terjadi kekeliruan pada kemasan informasi yang kita persiapkan untuk kegiatan komunikasi bisnis kita.
Prinsip-prinsip komunikasi bisnis tersebut bisa menjadi pedoman bagi kita saat mempersiapkan kemasan informasi yang akan kita gunakan dalam komunikasi bisnis.
Prinsip-prinsip tersebut sesungguhnya lebih banyak berkaitan dengan penyusunan pesan komunikasi bisnis. Penyusunan pesan komunikasi bisnis ini kita akan dalami lebih lanjut pada modul berikutnya setelah modul ini.
Di samping itu, perlu juga kita memperhatikan ―sekali lagi― konteks komunikasi dalam artian budaya tempat komunikasi berlangsung. Prinsip-prinsip yang dikemukakan di atas, bisa diterapkan dengan mempertimbangkan konteks budaya tempat komunikasi dilangsungkan. Carté dan Fox (2006: 19-20), dengan mengutip Edward T. Hall menyatakan ada dua kategori komunikator yaitu komunikator konteks tinggi dan komunikator konteks rendah.
Baca juga: Fungsi dan Tujuan Komunikasi Manusia
Carté dan Fox menjelaskan, komunikator konteks rendah cenderung mengekspresikan diri mereka secara eksplisit dan tegas. Hampir tidak ada arti yang tersembunyi dari kata yang dipergunakan Dengan demikian kita bisa menafsirkan apa adanya maksud pernyataannya.
Sedangkan komunikator konteks tinggi cenderung berkomunikasi lebih implisit, sehingga kita diharapkan untuk menafsirkan maksud pernyataannya berdasarkan pengetahuan kita atas kata yang dipergunakan sesuai dengan latar belakang budayanya.
Akan halnya komunikasi bisnis, Carté dan Fox (2006: 19) menunjukkan, dalam komunikasi dengan komunikator berkonteks rendah maka komunikasi perlu dilakukan secara terus terang, eksplisit dan apa adanya.
Sedangkan komunikasi dengan komunikator berkonteks tinggi, komunikasi perlu dilakukan secara diplomatis, implisit dan tidak langsung. Carté dan Fox (2006: 20) menyebutkan Amerika Serikat, Jerman, Skandinavia dan Finlandia sebagai negara yang komunikatornya dalam komunikasi bisnis berkonteks rendah. Sedangkan Perancis dan Jepang termasuk kategori berkonteks tinggi.
